Assemblee telematiche, fino a fine anno anche se non previste nello statuto

a cura di: Notaio Gianfranco Benetti

Sino al 31 dicembre 2025 le riunioni assembleari di società o altri enti si possono tenere con mezzi di telecomunicazione, anche se lo statuto non lo prevede.
Iniziativa apprezzabile per snellire le procedure, ridurre gli spostamenti, consentire a chi è lontano di intervenire senza conferire necessariamente una delega.
Si ignora però l'eventuale esigenza dei soci di trovarsi personalmente: a volte uno sguardo, un sorriso, un caffè insieme, possono influire su decisioni importanti.
Meglio siano i soci a deciderlo. Dal 25 febbraio e fino al 31 dicembre 2025 le assemblee delle società e degli altri enti si potranno tenere in totale audio-videoconferenza anche se non previsto dallo statuto. E’ stata infatti nuovamente prorogata la disciplina prevista in epoca Covid, come si deduce dal consueto slalom normativo: la L. 21 febbraio 2025, n. 15 (in GU 24 febbraio 2025, n. 45 ed in vigore dal 25 febbraio 2025) ha convertito in legge, con modificazioni, il DL 27 dicembre 2024, n. 202 (c.d. Decreto Milleproroghe) ed introdotto il comma 14-sexies all’art.3 del decreto convertito, che dispone: «Il termine di cui all’articolo 106, comma 7, del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla legge 24 aprile 2020, n. 27, in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, è differito al 31 dicembre 2025». E l’art. 106, comma 2, DL 18/2020, prevede, tra l’altro, che le società di capitali, le cooperative ed anche le associazioni e fondazioni (art. 106 comma 8 DL 18/2020) “possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono “prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto … senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Si conferma dunque la possibilità di tenere l’assemblea senza incontrare “fisicamente” non solo i soci, gli amministratori e i sindaci, ma anche il segretario, di solito il commercialista, e il notaio, se ne è richiesta la presenza, come in caso di modifiche statutarie; in tal caso il notaio identifica il presidente dell’assemblea (che identifica poi gli altri intervenuti), firma il verbale e lo invia al registro imprese, previa omologa del contenuto, il tutto sotto la sua responsabilità, anche disciplinare (l’art 138 bis della legge notarile prevede oltre a sanzioni pecuniarie fino a 15.493 euro, la sospensione sino a 6 mesi).

In realtà la maggior parte degli statuti sociali prevedono ormai la possibilità che l’assemblea si tenga con modalità telematiche, anche se spesso le clausole richiedono la presenza nel medesimo luogo del presidente dell’assemblea e del segretario o del notaio, ricalcando le previsioni giurisprudenziali, che, già prima che la legge (almeno per le spa, art. 2370, comma 4, c.c.) le prevedesse espressamente, avevano ammesso le assemblee telematiche, indicandone modalità e limiti, poi ripresi ed approfonditi dalle massime notarili.

La prima massima post riforma (D.lgs 6/2003), la n.1 del Consiglio Notarile di Milano (CNM), ne confermava l’ammissibilità a condizione che fosse consentito: al presidente dell’assemblea di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione; al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari; agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno. Si richiedeva inoltre nell’avviso di convocazione (per l’assemblea non totalitaria) l’indicazione dei luoghi audio/video collegati a cura della società, nei quali gli intervenuti potessero affluire, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo in cui fossero presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.

Quest’ultima previsione, la compresenza di presidente e segretario, è stata poi ritenuta non necessaria dalla massima 187 CNM, che ha quindi ammesso l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione per tutti i partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione avrebbe dovuto trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio; ed anche quest’ultima previsione è saltata con la massima 200, emessa agli esordi della pandemia, con cui si è consentito all’organo amministrativo di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione, anche se la clausola statutaria consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Riunione quindi totalmente telematica: basta indicare il link di accesso nell’avviso di convocazione.

Ma devono essere i soci a prevederlo nello statuto, non è infatti ammessa, ad esempio, dove lo statuto non c’è, come nelle srls (che di “semplificato” conservano solo il nome). Anche l’ufficio studi del Consiglio Nazionale del Notariato (n. 41-2023/I, La riunione assembleare a distanza) ha confermato questa necessità e ritenuto “eccessivamente liberale, e priva di fondamento normativo l’orientamento notarile del triveneto (H.B.39) che per le spa chiuse si era spinto un po’ oltre, ritenendo non necessaria una previsione statutaria.

E’ infatti possibile, e comprensibile, che i soci ritengano imprescindibile incontrarsi fisicamente anche per l’approvazione del bilancio o per nominare gli amministratori, e che considerino importante in queste circostanze uno sguardo, una stretta di mano, condividere un caffè. Il legislatore, spinto indubbiamente da meritevoli intenti semplificatori, almeno temporaneamente, ha disatteso questa esigenza, senza che ne sussistessero più i presupposti emergenziali.

E sempre nello stesso spirito di sburocratizzazione delle decisioni sociali (art. 106 comma 3 DL DL 18/2020) consente alle s.r.l. di ricorrere alle decisioni dei soci in forma non assembleare (consultazione scritta o consenso espresso per iscritto) anche in assenza della relativa previsione statutaria, che dovrebbe però dettagliarne le modalità (art. 2479, comma c.c.). Il tutto sempre entro fine anno, poi si vedrà. Notaio Gianfranco Benetti

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