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Lunedì 18 maggio 2020

COVID-19: le responsabilità degli amministratori per l'organizzazione e la verbalizzazione delle riunioni societarie

a cura di: AteneoWeb S.r.l.


In questa fase emergenziale bisogna prestare molta attenzione nell'organizzare e nel verbalizzare le riunioni societarie.

Organizzazione
Tutte le riunioni che coinvolgano un numero di persone che, anche solo potenzialmente, non consenta di garantire il distanziamento sociale vanno evitate.
Anche in presenza di un'area di dimensioni tali da poter garantire un corretto distanziamento per tutti i potenziali intervenuti, sarà inoltre necessario adottare particolari misure di sicurezza.

Possono essere d'aiuto, per esempio, le indicazioni fornite dalla Regione Emilia Romagna agli alberghi per la gestione delle "Aree destinate a riunioni, conferenze e meeting". In attesa di una specifica disciplina che sarà emanata per il riavvio di tali tipologie di attività e agli eventuali contingentamenti o indici di affollamento in base alla capienza della sala eventualmente disposti per evitare assembramenti e minimizzare il rischio di contagio, oltre alle opportune misure per assicurare il distanziamento ed evitare assembramenti, il protocollo della Regione per le strutture alberghiere fornisce infatti alcune prime indicazioni:

innanzitutto, all'interno delle aree destinate a riunioni, conferenze e meeting, come negli altri ambienti comuni, è sempre obbligatorio rispettare la distanza interpersonale (almeno un metro tra una persona ed un'altra o la distanza più ampia definita dalle specifiche disposizioni); la distanza interpersonale dovrà essere rispettata anche durante l'accesso e il deflusso; da valutare la possibilità di accessi differenziati per entrata ed uscita e l'opportunità di ingressi contingentati e/o scaglionati in relazione al numero di partecipanti; per agevolare il rispetto della distanza, si suggerisce di affiggere dei cartelli informativi e/o di delimitare gli spazi (ad esempio, con adesivi da attaccare sul pavimento, paline, nastri segna percorso, etc.); si promuove la registrazione online dei partecipanti, per evitare assembramenti o il formarsi di code in fase di registrazione; ad ogni partecipante sarà assegnato un posto fisso numerato, da utilizzare per tutta la durata dell'evento; occorre evitare l'uso di appendiabiti comuni. Il servizio guardaroba viene fornito solo se è possibile evitare il contatto tra gli oggetti dei diversi ospiti (ad esempio, mantenendo adeguate distanze o utilizzando copri abito monouso e buste portaombrelli monouso); anche se è probabile che il personale e gli ospiti abbiano già familiarità con le misure di prevenzione igienico sanitaria, è opportuno rammentarne i contenuti, affiggendo l'apposito cartello all'interno delle sale. Occorre mettere a disposizione del personale e degli ospiti gel alcolico con concentrazione di alcol tra 60- 85% per l'igiene delle mani; il podio sarà posizionato una distanza di almeno due metri da qualsiasi altra persona sul palco e dalla prima fila, in modo da permettere di effettuare la presentazione senza mascherina; i moderatori seduti al tavolo dovranno mantenere la distanza minima di un metro tra uno e l'altro, per poter permettere loro di intervenire senza indossare la mascherina; si raccomanda di evitare l'uso promiscuo di microfoni mobili, mouse, tastiere, schermi touch, telecomandi ... e dove questo non sia possibile, è necessaria la pulizia con disinfettante tra un uso e l'altro; gli ambienti dovranno essere arieggiati durante gli intervalli tra le sessioni di lavoro e igienizzati dopo ogni evento.

Appare quindi evidente che per molte cooperative, consorzi, associazioni ma anche società di capitali che, pur non essendo quotate, hanno un azionariato diffuso, quest'anno non sarà possibile organizzare (e convocare) le assemblee dei soci come da tradizione.
Ed è già in fase di convocazione che gli amministratori non possono prendere rischi: per essere chiari, se la cooperativa ha 100 soci, non posso convocarla confidando nell'ipotesi che, come "di consueto" possano intervenire solo una decina di persone.

Consci di questo problema, con riferimento alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all'insorgenza della epidemia da COVID-19, il Decreto Cura Italia (art. 106 del decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, convertito nella Legge 24 aprile 2020, n. 27) ha previsto che:

1. in deroga a quanto previsto dal codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l'assemblea ordinaria può sempre essere convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio;

2. con l'avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l'assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

3. le società a responsabilità limitata possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dal codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l'espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

4. le società con azioni quotate possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono altresì prevedere nell'avviso di convocazione che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58;

5. il precedente punto 4 si applica anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante;

6. le banche popolari, e le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga alle disposizioni di legge e statutarie che prevedono limiti al numero di deleghe conferibili ad uno stesso soggetto, possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall'articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58. Le medesime società possono altresì prevedere nell'avviso di convocazione che l'intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante designato. Il termine per il conferimento della delega è fissato al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell'assemblea.

Nelle società con azioni quotate il ''rappresentante designato'' è colui al quale i titolari del diritto di voto possono conferire una delega con istruzioni di voto su tutte o su alcune delle proposte all'ordine del giorno. L'art. 135-undecies, D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (''TUF'') a tal riguardo non prevede condizioni particolari in capo al rappresentante designato che può essere sia una persona fisica che una persona giuridica.

Ciascuna società può utilizzare il mezzo che ritiene più opportuno:

piattaforme digitali di videoconferenza standard, quali skype, zoom, google meet, procedura di voto on line personalizzate, magari su apposita piattaforma digitale approntata sul proprio sito internet o altro ancora, anche solo in audioconferenza (senza video quindi)

purché i mezzi di telecomunicazione utilizzabili per lo svolgimento dell'assemblea devono garantire l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto.

I punti critici da valutare e disciplinare, sempre nel rispetto della legge e delle norme statutarie, per quanto non espressamente derogato dal D.L. Cura Italia, consistono dunque:

nell'accertamento dell'identità dei partecipanti e della loro legittimazione ad intervenire. Potrà avvenire, ad esempio, mediante un riconoscimento a video con la foto del documento di identità o tramite uno specifico processo di identificazione digitale (in caso di utilizzo di una piattaforma personalizzata). Ovviamente, in caso di intervento di delegati, la delega rilasciata dal socio dovrebbe riportare anche una copia del documento di identità del soggetto delegato. Naturalmente, in caso di eventuali assemblee organizzate in audio (e non video) conferenza, questa attività potrebbe rendersi molto più complicata soprattutto quando i soggetti sono numerosi e non reciprocamente noti; nella gestione/regolamentazione della discussione in modo tale che venga assicurata a tutti i soci la possibilità di partecipare all'assemblea, anche con riferimento all'accesso ai documenti; nella gestione degli eventuali interventi dei soci collegati. Potrebbe essere di aiuto anticipare, insieme a copia dei documenti oggetti di discussione, anche le modalità e i termini entro cui far pervenire eventuali domande e/o osservazioni; nei termini e nelle modalità di svolgimento del voto, compresi i casi di: voto segreto nelle cooperative che lo prevedono; voto per corrispondenza o elettronico; nella constatazione e proclamazione dei risultati della votazione e nella verbalizzazione e sottoscrizione del verbale.

Sono temi piuttosto articolati tanto che potrebbe essere opportuno deliberare l'approvazione di un vero e proprio regolamento interno per definire preventivamente ai soci, al presidente e al segretario dell'assemblea, le condizioni, le modalità e i termini con cui gestire la riunione. Per la sua stesura ed approvazione andranno verificate eventuali previsioni dello statuto ma normalmente si procede con:

predisposizione del testo del Regolamento da parte dell'organo amministrativo approvazione del Regolamento da parte dell'assemblea dei soci. Nelle assemblee di prossima convocazione l'approvazione del regolamento potrebbe essere al primo punto posto all'ordine del giorno.

Verbalizzazione
Ai sensi dell'art. 2375 del codice civile le deliberazioni dell'assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio. Il verbale deve indicare la data dell'assemblea e, anche in allegato, l'identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno; deve altresì indicare le modalità e il risultato delle votazioni e deve consentire, anche per allegato, l'identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti. Nel verbale devono essere riassunte, su richiesta dei soci, le loro dichiarazioni pertinenti all'ordine del giorno.
In capo a Presidente e segretario dell'assemblea gravano responsabilità anche penali, in materia di falsità di scrittura privata, nei casi in cui il verbale attesti fatti diversi dalla realtà.

Il richiamo quindi, in una situazione così complessa, è ad evitare di redigere verbali "standard" come spesso accade, magari con 10 persone riunite in un piccolo ufficio o con interventi gestiti in video-conferenza pur non disponendo di una adeguata strumentazione.

Meglio ricorrere alle diverse soluzioni proposte, quali per esempio:
l'espressione del voto per corrispondenza in caso di piccole società
la video-conferenza o il ricorso ai "rappresentanti designati" per le società cooperative e le mutue assicuratrici e le società in genere con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.

A tal fine abbiamo pubblicato due documenti interessanti:

Decisione dei soci di Società a responsabilità limitata mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto; Covid 19: come gestire le assemblee delle cooperative e delle altre società ad azionariato diffuso.

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