Provvedimento Agenzia Entrate del 17.04.2024 (198619/2024)

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Prot. n. 198619/2024

Approvazione del modello per la comunicazione di cessazione dell’incarico di

depositario di libri, registri, scritture e documenti di cui all’articolo 35, comma 3-bis,

del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633

IL DIRETTORE DELL’AGENZIA

In base alle attribuzioni conferitegli dalle norme riportate nel seguito del presente

provvedimento

Dispone

1. Approvazione del modello per la comunicazione di cessazione dell’incarico di

depositario di libri, registri, scritture e documenti

1.1 È approvato, unitamente alle relative istruzioni per la compilazione, il modello

per la “Comunicazione di cessazione incarico di depositario di libri, registri,

scritture e documenti” (di seguito “comunicazione”) prevista dall’articolo 35,

comma 3-bis, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

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2. Modalità di compilazione e trasmissione della comunicazione

2.1 La comunicazione è predisposta e trasmessa esclusivamente mediante la

procedura web resa disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia

delle entrate.

2.2 La comunicazione è trasmessa dal depositario dei libri, dei registri, delle scritture

e dei documenti di cui all’articolo 35, comma 2, lett. d), del decreto del Presidente

della Repubblica n. 633 del 1972 a decorrere dal trentesimo giorno successivo alla

data di cessazione del relativo incarico, qualora il cliente depositante non abbia

già provveduto alla variazione. La comunicazione può essere effettuata

esclusivamente dopo aver informato il cliente depositante, tramite posta

elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che il

depositario effettuerà la comunicazione all’Agenzia delle entrate.

2.3 In fase di compilazione della comunicazione, l’Agenzia delle entrate effettua

controlli formali sulla correttezza e congruenza delle informazioni ivi contenute

e, in caso di esito positivo, rilascia una attestazione di avvenuta cessazione

dell’incarico di depositario.

2.4 A decorrere dalla data di rilascio dell’attestazione di cui al punto precedente, il

luogo di conservazione dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti sopra

indicati si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante.

2.5 La comunicazione e la attestazione di cui al punto 2.3 sono messe a disposizione

del depositario e del cliente depositante nelle rispettive aree riservate del sito

internet dell’Agenzia delle entrate.

2.6 Con apposito avviso, pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate, verrà

resa nota la data di disponibilità della procedura web di cui al punto 2.1: dalla

predetta data potranno essere trasmesse anche le comunicazioni riferite alle

cessazioni di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024.

3. Trattamento dei dati

3.1 La base giuridica del trattamento dei dati personali – prevista dagli articoli 6, par.

3, lett. b), del Regolamento (UE) 2016/679 e 2-ter del Codice in materia di

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protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 –

è individuata nell’articolo 4 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, che ha

introdotto il comma 3-bis all’articolo 35 del decreto del Presidente della

Repubblica n. 633 del 1972, il quale prevede che il depositario dei libri, dei registri,

delle scritture e dei documenti di cui all’articolo 35, comma 2, lett. d), del

medesimo d.P.R., possa comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione

dell’incarico, qualora non vi abbia provveduto il contribuente nei termini previsti

dal precedente comma 3. Il nuovo comma 3-bis affida, quindi, all’Agenzia delle

entrate il compito di approvare il modello per la suddetta comunicazione da parte

del depositario e di definire le relative modalità di trasmissione telematica.

3.2 L’Agenzia delle entrate assume il ruolo di Titolare del trattamento dei dati in

relazione all’intero processo rappresentato nei precedenti punti. L’Agenzia delle

entrate si avvale, inoltre, del partner tecnologico Sogei S.p.A., al quale è affidata

la gestione del sistema informativo dell’Anagrafe tributaria, designato per questo

Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento

(UE) 2016/679.

I dati oggetto di trattamento sono:

? i dati anagrafici del depositario che effettua la comunicazione;

? i dati anagrafici (Partita IVA) del cliente depositante i libri, i registri, le

scritture e i documenti sopra indicati;

? i dati relativi ai recapiti (posta elettronica certificata o indirizzo fisico) ai quali

il depositario ha inviato il preventivo avviso dell’intenzione di comunicare

all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico.

I dati trattati e memorizzati dall’Agenzia delle entrate nelle varie fasi del processo

rappresentano il set informativo minimo per la corretta gestione delle

comunicazioni e per l’effettuazione dei relativi controlli.

3.3 Nel rispetto del principio della limitazione della conservazione (articolo 5, par. 1,

lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679), l’Agenzia delle entrate conserva i dati

oggetto del trattamento per il tempo necessario per lo svolgimento delle proprie

attività istituzionali di accertamento.

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3.4 Nel rispetto del principio di integrità e riservatezza (articolo 5, par. 1, lett. f), del

Regolamento (UE) 2016/679) che prevede che i dati siano trattati in maniera da

garantire un’adeguata sicurezza tesa ad evitare trattamenti non autorizzati o

illeciti, è stato disposto che la trasmissione della comunicazione venga effettuata

esclusivamente mediante la procedura web messa a disposizione dall’Agenzia

delle entrate, da parte del depositario cessato.

3.5 L’informativa sul trattamento dei dati personali e sull’esercizio dei diritti da parte

degli interessati viene pubblicata sul sito web dell’Agenzia delle entrate ed è parte

integrante della comunicazione.

3.6 Sul trattamento dei dati personali relativo alla comunicazione di cessazione

dell’incarico di depositario è eseguita la valutazione d’impatto (DPIA) prevista

dall’articolo 35, comma 4, del Regolamento (UE) 2016/679.

4. Modifiche al modello e alle istruzioni

4.1 Eventuali modifiche al modello e alle relative istruzioni allegate al presente

provvedimento saranno pubblicate nell’apposita sezione del sito internet

dell’Agenzia delle entrate e ne sarà data relativa comunicazione.

Motivazioni

L’articolo 4 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, pubblicato in G.U. il 12

gennaio 2024, recante la “Razionalizzazione e semplificazione delle norme in materia di

adempimenti tributari”, ha introdotto, all’articolo 35 del decreto del Presidente della

Repubblica n. 633 del 1972, il comma 3-bis che prevede - in caso di variazione del luogo

in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti di cui all’articolo

35, comma 2, lett. d), del medesimo d.P.R., conseguente alla cessazione dell’incarico di

conservazione dei predetti libri e documenti - la possibilità, per il depositario cessato, di

comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico stesso, qualora non vi

abbia provveduto il contribuente nei termini normativamente previsti.

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La comunicazione, che può essere trasmessa dal depositario solo a partire dal

giorno successivo alla scadenza del termine di trenta giorni previsto dal comma 3 del

citato articolo 35, deve essere preceduta dall’avviso al cliente depositante dell’intenzione

di effettuare la comunicazione stessa all’Agenzia delle entrate.

Il citato comma 3-bis ha, quindi, demandato ad un provvedimento del Direttore

dell’Agenzia delle entrate l’approvazione del modello per la comunicazione nonché la

definizione delle relative modalità di trasmissione telematica.

Con il presente provvedimento è, pertanto, approvato il suddetto modello con le

relative istruzioni.

Con il medesimo provvedimento si prevede, altresì, che la comunicazione sia

inviata dal depositario esclusivamente mediante una procedura web disponibile

nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate. La data di disponibilità

della citata procedura web sarà resa nota con apposito avviso pubblicato sul sito internet

dell’Agenzia delle entrate: da quel momento, sarà possibile trasmettere anche le

comunicazioni di cessazione di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024, data di entrata

in vigore della disposizione normativa.

Si precisa, inoltre, che con l’acquisizione della comunicazione da parte

dell’Agenzia delle entrate, è rilasciata una attestazione che riporta la data a partire dalla

quale il luogo di deposito dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti sopra

indicati si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante, secondo

quanto disposto dal richiamato comma 3-bis dell’articolo 35 del decreto del Presidente

della Repubblica n. 633 del 1972.

Si chiarisce, infine, che la comunicazione del depositario, con la relativa

attestazione di cessazione, è resa disponibile al depositario e al cliente depositante nelle

rispettive aree riservate del sito internet dell’Agenzia delle entrate.

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Riferimenti normativi

a) Attribuzioni del Direttore dell'Agenzia delle entrate:

? Decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 67, comma 1; art. 68, comma 1)

? Statuto dell'Agenzia delle entrate (art. 5, comma 1; art. 6)

? Regolamento di amministrazione dell'Agenzia delle entrate (art. 2, comma 1).

b) Normativa di riferimento:

? Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633

? Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196

? Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile

2016

? Decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1

La pubblicazione del presente provvedimento sul sito internet dell’Agenzia delle entrate

tiene luogo della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, ai sensi dell'articolo 1, comma

361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.

Roma, 17 aprile 2024

IL DIRETTORE DELL’AGENZIA

Ernesto Maria Ruffini

Firmato digitalmente