Risoluzione Agenzia Entrate n. 160 del 17.10.2001

Acquisto di prodotti e di servizi da parte di strutture aziendali. Progetto denominato ............. Ammissibilità della sua utilizzazione ai fini dell'assolvimento degli obblighi di fatturazione, registrazione e conservazione della relativa documentazione. Quesito
Risoluzione Agenzia Entrate n. 160 del 17.10.2001

E' stato richiesto alla scrivente un parere sulla possibilità di adottare una particolare procedura di gestione delle operazioni di fatturazione di determinate operazioni e della loro registrazione, nonché di conservazione della relativa documentazione.
Più precisamente, è stato richiesto un parere sull'ammissibilità di un progetto denominato ............... concernente l'introduzione di una particolare carta di acquisto con la quale il personale di determinate società possa effettuare, direttamente anche dalla sede di lavoro, una serie di acquisti, di ridotto valore unitario (ad esempio personal computers, calcolatrici, materiale di cancelleria, dotazioni d'ufficio, ecc.), di beni e di servizi per esclusivo fine aziendale.
Tale progetto, se adottato, a detta degli istanti, consentirebbe di ridurre i costi amministrativi legati alla contabilizzazione dei predetti acquisti, mediante la produzione di un dettagliato estratto conto che, riassumendo, mese per mese, gli estremi di ogni transazione effettuata con esercizi convenzionati, in virtù della sua analicità, consentirebbe, ai soli fini I.V.A., la registrazione del medesimo al posto delle singole fatture di acquisto.
La procedura rappresentata è costituita dalle seguenti fasi:
- ordinazione del bene al fornitore da parte del dipendente di una determinata società, nel limite di utilizzo della carta attribuitogli;
- consegna o spedizione del bene da parte del fornitore previa emissione di un documento di trasporto redatto in conformità del decreto del Presidente della Repubblica 19 agosto 1996, n. 472 o, in alternativa, trasmissione del documento di trasporto via fax alla società acquirente il medesimo giorno della spedizione del bene;
- contestuale inserimento da parte del fornitore dei dati relativi alla vendita (descrizione, quantità, prezzo, aliquota, ecc.) nel sistema che lo collega in via telematica con la propria banca; tale sistema controlla che siano state inseriti tutti gli elementi e i dati prescritti dall'articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e processa solo le transazioni che presentino le predette indicazioni obbligatorie; una volta inseriti, i dati non sono più modificabili e possono essere stampati in qualsiasi momento;
- contestuale stampa della fattura da parte del fornitore, il quale la conserva non inviandone alcuna copia all'acquirente;
- elaborazione da parte della banca, istituto o società emittente ............... dei dati pervenuti assieme ai differenti dati derivanti da transazioni concluse dai medesimi acquirenti con altri fornitori aderenti allo stesso sistema;
- elaborazione informatica da parte della banca, istituto o società emittente di un estratto conto, denominato .........., costituito da tante sezioni quante sono le singole operazioni di acquisto concluse con i vari venditori convenzionati contenenti tutti gli elementi prescritti dal citato articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972;
- stampa dell'estratto conto da parte della banca, istituto società emittente e spedizione tramite posta ordinaria alla società acquirente entro il 15 del mese successivo a quello di consegna dei beni o, in alternativa, per le società dotate di adeguati mezzi informatici, trasmissione elettronica dei dati relativi all'estratto conto alla società acquirente, la quale provvede autonomamente, sempre entro il 15 del mese successivo a quello della consegna del bene, alla stampa dell'estratto conto;
- numerazione progressiva delle singole sezioni dell'estratto conto da parte della società acquirente la quale provvede alla loro registrazione nei termini di legge o, nel caso di trasmissione telematica e di stampa da parte della società acquirente, attribuzione automatica da parte del sistema della numerazione progressiva delle sezioni dell'estratto conto prima della registrazione (in entrambe le ipotesi delineate può essere istituita, in alternativa, una separata serie di numerazione dedicata agli acquisti effettuati tramite il sistema .............);
- conservazione, ai sensi di legge, delle copie cartacee dell'estratto conto e dei documenti di trasporto ricevuti da parte della società acquirente;
- conferimento da parte del fornitore di un mandato ad emettere le fatture in nome e per conto proprio alla banca, alla società o all'istituto emittente la carta di acquisto al momento in cui egli aderisce al sistema .......... Siccome non è però possibile conoscere la banca o istituto al quale si appoggerà l'acquirente, il mandato è conferito in modo da consentire l'adempimento dell'obbligo di emissione degli estratti conto a tutte le banche, società o istituti associati al sistema ............. o che vi si assoceranno in futuro.
Il sistema appena riportato varrebbe anche in ipotesi di acquisto di servizi.
In tal caso, però, a fronte del pagamento effettuato al prestatore del servizio entro qualche giorno dalla prestazione, l'estratto conto è stampato dalla banca, società o istituto solo nei primi giorni del mese successivo a quello del pagamento del corrispettivo o è trasmesso elettronicamente alla società.

In ordine a quanto richiesto, si formulano le seguenti osservazioni e considerazioni.
L'articolo 21 del d.P.R. n. 633 del 1972, in materia di fatturazione delle operazioni, non dà una definizione diretta della fattura ma la definisce indirettamente dettando una minuta elencazione delle indicazioni che essa deve contenere.
La fattura deve essere, infatti, datata e numerata in ordine progressivo e deve indicare: ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti tra cui è effettuata l'operazione, numero di partita IVA dell'emittente; natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servizi prestati; il prezzo; l'imponibile; l'aliquota e l'ammontare dell'imposta.
Tanto osservato, si ritiene valida la proposta procedura nella considerazione che i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini I.V.A. si concretano in documenti che:
- rispettano il dettato sostanziale dell'articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, quanto a elementi necessari e termini;
- hanno lo stesso contenuto per l'emittente e per il ricevente.
Pertanto, precisato che l'acquirente dovrà, comunque:
- rispettare i principi fissati dagli articoli 6 e 21 del d.P.R. n. 633 del 1972, rispettivamente in materia di effettuazione e fatturazione delle operazioni con particolare riguardo al momento impositivo per le prestazioni di servizi;
- conservare il documento riepilogativo denominato ................. in sostituzione delle singole fatture in esso riepilogate;
- registrare le singole sezioni/fatture che compongono il predetto documento riepilogativo;
- osservare gli obblighi previsti per le imposte dirette con particolare riguardo a quelli stabiliti per la registrazione delle predette operazioni sul libro giornale, si ritiene possibile adottare il progetto denominato ............ e che, quindi, la prospettata procedura di gestione delle operazioni di fatturazione di determinate operazioni e della loro registrazione, nonché di conservazione della relativa documentazione, in quanto conforme alla prassi amministrativa pregressa (tra le altre, risoluzioni 30 luglio 1990, n. 450217; 28 luglio 1992, n. 445707; 6 giugno 1994, n. VI-12-1186; 5 agosto 1994, n. VI-12-2605; 29 maggio 1998, n. 60395; 7 maggio 1999, n. 75) e nei limiti della stessa, sia meritevole di accoglimento.