Risoluzione Agenzia Entrate n. 318 del 07.11.2007

IVA - obbligo di numerazione delle fatture di acquisto - articoli 25 e 39 del dPR 26 ottobre 1972, n. 633 Istanza di interpello 2007- ART. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212
Risoluzione Agenzia Entrate n. 318 del 07.11.2007

ALFA ITALIA SRL CON UNICO SOCIO Direzione Centrale Normativa e Contenzioso Con interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge 27 luglio 2000, n. 212, presentato in data 06 luglio 2007, la ALFA ITALIA S.r.l. ha esposto il seguente quesito volto a conoscere l’esatta applicazione degli articoli 25 e 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

QUESITO
La società ALFA ITALIA srl (di seguito istante) intende affidare in outsourcing l’esecuzione delle operazioni di ricezione, protocollazione, registrazione in contabilità, ed archiviazione delle fatture passive e delle note di credito relative ai beni e servizi acquistati o importati nell’esercizio della propria attività d’impresa e dell’attività d’impresa delle altre società italiane del gruppo (Gruppo ALFA), di cui la stessa riveste la qualità di società capogruppo.
Al riguardo, l’istante chiede se sia conforme alle disposizioni contenute nell’articolo 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 la procedura di seguito descritta.
In particolare, al momento della ricezione delle fatture e degli altri documenti concernenti gli acquisti la società terza provvederebbe a:
a) acquisire tramite apparecchiature elettroniche (scanner), sottoforma di immagini, i documenti inviati dai fornitori e destinati alle società italiane del Gruppo;
b) numerare progressivamente i documenti in arrivo con un “protocollo di arrivo” formato da serie alfanumeriche distinte ed univoche per ciascuna bobina impiegata negli scanner, senza distinguere la società destinataria; il “protocollo di arrivo” assegnato ai documenti delle società italiane del Gruppo ALFA (ALAABnnnnnnnnnn) sarebbe così composto :
- AL = prefisso di due lettere identificativo delle società italiane del gruppo ALFA;
- AA = numero di due cifre identificante l’anno solare;
- B = carattere alfabetico identificativo della bobina impiegata;
- nnnnnnnnnn = numero progressivo di dieci cifre.
La protocollazione avverrebbe tramite apposizione di etichetta riportante il “protocollo di arrivo” e la sua traduzione in codice a barre al fine di consentirne la lettura ottica da parte dello scanner;
c) elaborare ai fini contabili i soli documenti fornitori identificati come fatture, senza tener conto degli altri documenti comunque protocollati secondo la procedura di cui al punto b);
d) annotare nei registri IVA acquisti delle singole società le fatture così archiviate, numerando progressivamente con un “protocollo IVA” ciascuna annotazione ai sensi dell’articolo 25 del dPR n. 633 del 1972;
e) riportare sui registri IVA acquisti anche il numero progressivo del “protocollo di arrivo”, apposto sull’originale delle fatture e attribuito all’atto della ricezione. Al riguardo è da notare che:
- il “protocollo di arrivo” sarebbe correlato in maniera univoca al numero di “protocollo IVA” attribuito in sede di annotazione;
- la progressività numerica del “protocollo di arrivo” non necessariamente coinciderebbe con quella del numero di “protocollo IVA” attribuito in sede di annotazione in quanto:
° il “protocollo di arrivo”, univoco e distinto per ciascuna bobina impiegata negli scanner, sarebbe indistinto per tutte le società italiane del gruppo ALFA
° il “protocollo di arrivo” sarebbe assegnato anche ai documenti fornitori pervenuti e successivamente non protocollati ai fini IVA in quanto non leggibili o documenti non fiscali;
f) riportare su un apposito registro dei protocolli:
- il numero univoco del “protocollo di arrivo” dei documenti, distinto per società;
- il numero di “protocollo IVA” distinto per società, attribuito al momento della registrazione sui registri IVA;
- la data di registrazione dei documenti sul registro IVA acquisti;
- l’indicazione delle società;
g) conservare gli originali dei documenti cartacei per il periodo previsto dalla legge, sui quali sarebbe riportato solo il numero di protocollo di arrivo.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE
Secondo l’istante, la descritta procedura, seppur non assicura la perfetta coincidenza tra il numero progressivo di registrazione ai fini IVA ed il numero di protocollo associato al documento al momento della ricezione, sia, comunque, idonea a garantire il rispetto dell’articolo 25 del dPR n. 633 del 1972, che dispone l’obbligo di numerare progressivamente le fatture ricevute e di annotarle prima di esercitare il diritto alla detrazione.
In particolare, dato che il numero del “protocollo di arrivo” verrebbe successivamente riportato nei registri IVA acquisti delle singole società del gruppo e associato al numero di “protocollo IVA”, attribuito dal programma … in fase di annotazione, verrebbe a crearsi una correlazione univoca tra i due numeri, agevolando l’esecuzione dei controlli fiscali. Inoltre, a fronte delle registrazioni effettuate, sarebbe possibile, in qualsiasi momento, accedere
direttamente al sistema di Gestione Documentale per visualizzare l’immagine del documento.
In altre parole, il metodo adottato garantirebbe, secondo l’istante, certezza in ordine alla rintracciabilità della fattura annotata ed alla circostanza che la registrazione di un medesimo documento non venga duplicata.

PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE
La procedura che la società istante intende adottare è, nella sostanza, conforme al sistema di contabilizzazione autorizzato dalla scrivente con risoluzione 10 ottobre 2000, n. 153/E, cui anche codesta società potrà fare riferimento.
In tale circostanza si è avuto modo di chiarire che le disposizioni di cui agli articoli 25 e 39 del dPR n. 633 del 1972 prevedono che sia assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. Tale obiettivo è conseguito mediante l’attribuzione al documento di acquisto del “numero di protocollo” di corrispondenza all’atto della ricezione e del “numero progressivo IVA” all’atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo di registrazione sul registro IVA coincida con il numero di protocollo di ricezione. L’annotazione di entrambi i numeri attribuiti alla fattura di acquisto, sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro IVA degli acquisti, assicura la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ed i dati registrati nei menzionati registri.
Ne consegue che dal registro del protocollo di arrivo si può agevolmente risalire alla registrazione del documento sul registro IVA degli acquisti e, viceversa, dal registro acquisti si può risalire al numero di protocollo di arrivo.
Dai dati dell’istanza emerge, inoltre, che sul documento di acquisto sarà apposto fisicamente solo il “protocollo di arrivo” e non il “numero progressivo IVA”. Al riguardo, si è dell’avviso che l’apposizione fisica del “numero progressivo IVA” sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli
riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di “protocollo di arrivo”.
E’ in ogni caso indispensabile che attraverso la consultazione dell’archivio informatico sia possibile reperire agevolmente qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero di “protocollo di arrivo” e conservato nell’archivio cartaceo.