Risoluzione Agenzia Entrate n. 194 del 30.07.2009

Istanza di interpello - Conservazione delle copie delle dichiarazioni trasmesse dal sostituto d'imposta che presta assistenza fiscale ai propri dipendenti - Modalità di assolvimento - Articolo 9-bis, D.P.R. n. 322 del 1998
Risoluzione Agenzia Entrate n. 194 del 30.07.2009

Con l'interpello specificato in oggetto, concernente l'interpretazione dell'articolo 3 del D.P.R. n. 322 del 1998, è stato esposto il seguente

QUESITO
L'azienda di credito ALFA S.p.A. - di seguito, istante - presta, in qualità di sostituto d'imposta, assistenza fiscale ai propri dipendenti, nell'ambito della quale elabora e trasmette telematicamente le dichiarazioni dei redditi e ne conserva copia a termini di legge.
L'assolvimento dell'obbligo di conservazione delle copie cartacee, peraltro, risulta particolarmente oneroso a causa dei limitati spazi fisici disponibili e della contestuale necessità che la documentazione sia sempre agevolmente reperibile in caso di verifica.
Dovendo adottare soluzioni alternative più funzionali alla predetta conservazione delle copie su supporto cartaceo, l'istante chiede di potersi avvalere della conservazione anche su supporti informatici.
A tal fine, chiede in particolare di sapere se le copie delle dichiarazioni conservate su supporto informatico possano anche non riprodurre la sottoscrizione dei contribuenti, necessaria, invece, sull'originale loro consegnato.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE
L'istante ritiene di poter effettuare il processo di conservazione secondo le indicazioni contenute nella risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, che riconosce ai CAF la facoltà di conservare su supporti informatici le copie delle dichiarazioni trasmesse, anche senza la riproduzione della sottoscrizione del contribuente.
Svolgendo l'attività di assistenza fiscale in modo analogo ai CAF, ritiene infatti di poter essere equiparato ai medesimi anche per quanto attiene alla modalità di conservazione su supporto informatico di copia delle dichiarazioni elaborate e trasmesse per conto dei dipendenti.

PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE
In via preliminare si conferma l'inammissibilità dell'interpello eccepita dalla Direzione Regionale ai sensi dell'articolo 3, comma 1, lettera d), del decreto ministeriale 26 aprile 2001, n. 209, in quanto l'istanza è sottoscritta da soggetti diversi dal rappresentante legale dell'istante che risulta in Anagrafe tributaria, né agli stessi risulta conferita procura generale o speciale ai sensi e per gli effetti dell'articolo 63 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.
Sussiste, pertanto, un difetto di legittimazione attiva da parte dei proponenti ostativo al giudizio di merito della fattispecie prospettata.
Peraltro, la scrivente Direzione centrale - competente in via esclusiva a rispondere alle istanze presentate dai contribuenti che hanno conseguito nel precedente periodo d'imposta ricavi per un ammontare superiore a 300 milioni di euro, a norma del combinato disposto dei commi 10 e 12 dell'articolo 27 del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185 - ritiene di esaminare comunque la questione sottoposta nell'ambito dell'attività di consulenza giuridica di cui alla circolare n. 99/E del 18 maggio 2000, con l'avvertenza che la risposta di seguito fornita non ha l'efficacia di cui all'articolo 5 del citato decreto ministeriale n. 209 del 2001.
Tanto precisato, si osserva quanto segue.
L'articolo 3, comma 9-bis, del decreto del Presidente della Repubblica 22luglio 1998, n. 322, recita: "I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1."
Al riguardo, nella risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 è stato chiarito che la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente (modello 730 o Unico) ovvero del sostituto d'imposta (modello 770) è un elemento essenziale del modello originale che deve essere conservato da tali soggetti. E' stato osservato, altresì, che analoga previsione non ricorre per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione, il quale, come sottolineato anche nella circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, è tenuto a conservare la "copia" della dichiarazione trasmessa, in luogo dell'"originale" sottoscritto e conservato dal contribuente o dal sostituto d'imposta. Nella risoluzione n. 298/E del 2007 si conclude, pertanto, che la copia conservata su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione può anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente.
Ciò posto, si osserva che i sostituti d'imposta possono prestare assistenza fiscale ai propri dipendenti a norma del combinato disposto degli articoli 13, comma 1, lettera a), e 17 del decreto ministeriale 31 maggio 1999, n. 164.
Si richiama, in particolare, il comma 1, lettera d), del predetto articolo 17, ai sensi del quale i sostituti d'imposta devono "conservare copia delle dichiarazioni e dei relativi prospetti di liquidazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione."
Tale previsione è del tutto analoga a quella recata per i CAF dall'articolo 16, comma 1, lettera d), del medesimo decreto ministeriale n. 164 del 1999, eccezion fatta per l'obbligo di conservazione delle schede relative alle scelte per la destinazione dell'8 per mille e del 5 per mille, che incombe unicamente in capo ai CAF. Diversamente da questi ultimi, infatti, i sostituti d'imposta non devono conservare dette schede, ma devono consegnarle all'Amministrazione finanziaria secondo le modalità stabilite con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate, ai sensi dell'articolo 17, comma 1, lettera c) del citato decreto.
Sulla scorta di quanto precede, si è dell'avviso che le istruzioni fornite con la menzionata risoluzione n. 298/E del 2007, riferite genericamente al "soggetto incaricato della trasmissione", siano estendibili anche ai sostituti d'imposta, in quanto anch'essi soggetti incaricati della trasmissione nell'ambito dell'attività di assistenza fiscale prestata nei confronti dei propri dipendenti ai sensi dell'articolo 17 del decreto ministeriale n. 164 del 1999.
Si condivide, pertanto, la soluzione interpretativa prospettata, secondo cui la conservazione anche su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni trasmesse dall'istante in qualità di sostituto d'imposta è correttamente effettuata senza necessità di riprodurre la sottoscrizione del contribuente.
Si conferma, inoltre, che il processo di conservazione sostitutiva delle copie delle dichiarazioni elaborate come documento informatico si intende correttamente perfezionato nel rispetto delle modalità stabilite dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004.
Le Direzioni regionali vigileranno affinché le istruzioni fornite e i principi enunciati con la presente risoluzione vengano puntualmente osservati dagli uffici.