Risoluzione Agenzia Entrate n. 195 del 30.07.2009

Interpello ai sensi dell'articolo 11 della legge n. 212 del 2000 - D.M. 23 gennaio 2004 - conservazione sostitutiva delle fatture analogiche - convivenza di conservazione sostitutiva e conservazione tradizionale - processo di acquisizione dell'immagine
Risoluzione Agenzia Entrate n. 195 del 30.07.2009

Con l'interpello specificato in oggetto, concernente l'interpretazione del DM 23/01/2004, è stato esposto il seguente

QUESITO
La ALFA S.p.A. (d'ora innanzi istante o ALFA) fa presente di ricevere da un proprio fornitore le fatture in formato "flusso formato elettronico" e di voler procedere alla conservazione sostitutiva di tali documenti.
In particolare, il procedimento utilizzato si articola nelle seguenti fasi:
1) il fornitore invia all'istante una comunicazione con cui la informa che il "flusso formato elettronico" contenente le fatture del mese è disponibile sul sito del fornitore;
2) la ALFA provvede a scaricare il file contenente il predetto flusso;
3) il flusso è caricato su di un programma standard che consente la lettura dei dati contenuti nella singola fattura e la visualizzazione e stampa delle fatture;
4) il programma genera, inoltre, un file con il dettaglio di tutte le scritture contabili che devono essere effettuate dal programma gestionale;
5) il programma gestionale acquisisce il predetto file e provvede a protocollare le singole fatture e a contabilizzare le stesse;
6) il numero di protocollo viene trasmesso dal programma gestionale al programma di lettura dei dati, che lo associa alla singola fattura, creando una rappresentazione informatica della fattura in un formato statico, che può essere quindi stampata ed archiviata.
Sarebbe intenzione dell'istante procedere alla conservazione sostitutiva della sole fatture in formato "flusso elettronico" ricevute da un unico fornitore; poiché tali fatture, in quanto carenti della firma elettronica qualificata e del riferimento temporale, non hanno i requisiti per essere considerate fatture elettroniche, per la loro conservazione è necessario procedere alla stampa su supporto cartaceo ed alla successiva acquisizione dell'immagine.
Per assolvere tale ultimo adempimento, è intenzione dell'istante avvalersi del documento generato in forato statico ed immodificabile dal programma di visualizzazione delle fatture e non procedere alla scansione del documento cartaceo.
Sulle immagini così create verrebbero apposte "repentinamente" la firma digitale e la marca temporale così da completare il processo di conservazione sostitutiva e poter eliminare i documenti cartacei.
Ciò premesso il contribuente chiede di conoscere se il procedimento di conservazione sostitutiva delle fatture analogiche descritto possa ritenersi conforme al dettato del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004 concernente le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE
L'istante ritiene che sia possibile avvalersi della conservazione sostitutiva della fatture ricevute da un unico fornitore.
Ritiene, inoltre, che per l'acquisizione dell'immagine dei documenti che non posseggano fin dall'origine i requisiti per essere considerati documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, sia possibile prescindere dalla scansione del documento cartaceo e, dunque, avvalersi della rappresentazione di stampa, in formato statico e non modificabile, ottenuta tramite il programma di visualizzazione dei dati ricevuti nel "flusso formato elettronico".

PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE
I quesiti posti dall'istante attengono tutti alla conservazione sostitutiva di documenti analogici, la cui disciplina è rinvenibile nell'articolo 4 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004; in particolare detti quesiti sono incentrati: a) sulla possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore e b) sulla possibilità di procedere all'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei.
In merito al primo quesito si rappresenta che con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l'Agenzia delle entrate ha affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche; si ritiene, coerentemente, che possano convivere presso lo stesso contribuente, il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.
E', dunque, possibile che alcune della fatture ricevute come documenti analogici siano conservate con i metodi tradizionali ed altre, ricevute da un unico fornitore, siano dematerializzate e conservate in maniera sostitutiva, seguendo le regole fissate dal D.M. 23 gennaio 2004.
Qualora il processo di conservazione venga iniziato e portato a compimento in corso d'anno, con cadenza, dunque, inferiore a quella "almeno annuale" prevista dall'articolo 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004, come pare desumersi dall'istanza, si sottolinea la necessità che siano istituiti al fine dell'annotazione degli acquisti, di cui all'articolo 25 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, due distinti registri sezionali o due sotto-sezionali dell'unico registro, in cui devono essere annotate separatamente le fatture conservate in formato cartaceo e quelle oggetto di conservazione sostitutiva; è, inoltre, opportuno "quando ciò sia materialmente possibile e non comprometta le scelte operative e gestionali ovvero non comporti oneri eccessivi..." (cfr. la risoluzione n. 260/E del 2008) che per ciascun fornitore siano adottate modalità omogenee di conservazione e che, dunque, ogni fornitore figuri in un unico sezionale o sotto-sezionale.
Per ciò che concerne il secondo quesito sopra indicata sub b) si rappresenta che gli opportuni chiarimenti sono stati resi con la recente risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E.
Con tale documento di prassi l'Agenzia delle entrate ha avuto modo di precisare che: "... ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall'origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento".
Affinché la procedura esposta dall'istanza possa essere considerata conforme alla normativa vigente è, inoltre, indispensabile che le immagini delle fatture siano memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo, e che sia assicurato l'ordine cronologico, senza soluzioni di continuità. Peraltro, fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione secondo i criteri indicati dall'articolo 3, comma 1, lettera d), del D.M. 23 gennaio 2004.
Si ricorda, comunque, che i documenti cartacei dovranno essere conservati, ed a richiesta degli organi accertatori, esibiti, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva.
Infine, la correttezza della procedura descritta resta subordinata al rispetto da parte del fornitore della tempistica di emissione delle fatture, secondo quanto prescritto dall'articolo 21, comma 4, del d.P.R. n. 633 del 1972.
Le Direzioni Regionali vigileranno affinché i principi enunciati nella presente risoluzione vengano applicati con uniformità.