Circolare INPS n. 127 del 03.07.2002

Presentazione delle domande di pensione via INTERNET da parte dei Patronati
Circolare INPS n. 127 del 03.07.2002

SOMMARIO: Nell' ottica di migliorare i servizi ai cittadini è stata realizzata una procedura che consente ai Patronati di trasmettere via INTERNET tutti i dati delle domande di pensione

1 - Premessa
L’Istituto, utilizzando le opportunità offerte dalla tecnologia WEB, sta riprogettando le modalità di offerta dei propri servizi coinvolgendo in questo percorso i propri tradizionali interlocutori (Patronati, Associazioni, Ordini professionali ecc.).
In questa direzione si colloca la creazione di nuove sinergie INPS/Patronati con l'obiettivo di garantire prestazioni in tempi brevi e conseguire, nello stesso tempo, risultati di qualità ed economicità dei servizi.
Momento qualificante di questo rapporto è il rilascio della nuova procedura di “Presentazione delle domande di pensione via INTERNET".
Questi gli obiettivi programmati:
- La realizzazione di un flusso di lavoro integrato che consenta più celerità di ricezione dei dati;
- Una maggiore produttività nello svolgimento degli adempimenti;
- Il miglioramento della tempestività nella liquidazione delle prestazioni.
Si forniscono le indicazioni operative.

2 – Architettura della nuova procedura
La nuova procedura prevede l’acquisizione da parte dei Patronati dei dati “completi” delle domande di pensione (in seguito anche delle domande di ricostituzione e di prestazioni temporanee). I soli dati obbligatori sono quelli relativi al soggetto, al tipo di prestazione richiesta ed alle detrazioni di imposta. Al momento vengono trattate le domande di pensione di vecchiaia e di anzianità, di pensione ai superstiti e di assegno sociale. Per ora non vengono trattate le pensioni di inabilità e gli assegni di invalidità.
L’Istituto mette a disposizione una procedura che è scaricabile dal sito www.INPS.it - Servizi per utenti registrati – Patronati – Servizi – Domande di pensione – Area di Download.
La procedura si articola in:
- Acquisizione
- controllo e stampa
- trasmissione del file contenente la/e domanda/e di pensione
- ricezione dell’Attestato di Trasmissione
- visualizzazione degli esiti delle domande trasmesse – ricezione e stampa Ricevuta con N° EAD75.

2.1 I Patronati possono acquisire i dati delle domande sia utilizzando la procedura messa a disposizione da INPS che con proprie procedure. I dati devono comunque rispettare il tracciato e le specifiche fornite da INPS.
La procedura prevede obbligatoriamente l’acquisizione della Struttura di destinazione delle domande. Il Patronato, con riferimento alla competenza territoriale delle Strutture INPS, indicherà la Direzione provinciale, subprovinciale o l’Agenzia di riferimento. La procedura controlla la congruità tra la Struttura di destinazione e la residenza del richiedente.
Deve inoltre essere indicata la tipologia della prestazione richiesta (pensione di vecchiaia, pensione di anzianità, ecc) e la gestione di competenza (lavoratori dipendenti, artigiani, commercianti, ecc.).

2.2 L’INPS mette a disposizione dei Patronati un programma di controllo a cui sottomettere obbligatoriamente, prima della trasmissione, i dati acquisiti.
Verificata l’esattezza dei dati acquisiti, la procedura prevede che i Patronati provvedano alla stampa della domanda di pensione e di tutti i documenti allegati (autocertificazioni relative alla situazione familiare, comunicazione delle modalità di pagamento, delle detrazioni d’imposta, ecc) in formato A4. A tal fine è disponibile un programma fornito da INPS.
La domanda deve essere sottoscritta dal richiedente. Si richiama quanto previsto dalla circolare n.12 del 10 gennaio 2002 in merito alle istanze e alle dichiarazioni sostitutive di atto notorio inoltrate tramite Patronato e si precisa che, anche per le domande presentate per via telematica, la fotocopia non autenticata del documento di identità deve essere conservata agli atti.

2.3 Dopo il completamento delle operazioni di acquisizione dei dati e di stampa della domanda, i Patronati, collegandosi dal proprio Browser Internet al Web Server dell’INPS e identificandosi con il proprio codice utente e password, trasmettono il messaggio contenente i dati della domanda.
Alla corretta ricezione dei dati, l’INPS fornisce un attestato di trasmissione e successivamente la ricevuta con l’indicazione del tipo di domanda presentata, del numero di EAD75 assegnato e del numero di DOMUS.
L'attestato di trasmissione fa fede dell'avvenuta presentazione della domanda e ha rilevanza ai fini della decorrenza nei casi previsti dalla legge.
Nel protocollo di intesa INPS/Patronati verranno disciplinati i casi di mancata ricezione per motivi tecnici.

2.4 E’ possibile per il Patronato verificare lo stato della domanda avviata alla trasmissione selezionando la funzione “Visualizza Esiti” nel menu per l’invio delle domande di Pensione.
Con tale funzione il Patronato, tramite il proprio identificativo, ottiene la lista delle Domande inviate per via telematica.
Tale lista è articolata su diversi colori:
- con il colore nero viene evidenziata una domanda trasmessa con successo, seguita da un’eventuale descrizione di segnalazioni non bloccanti;
- con il colore blu viene indicata una domanda già inviata con successo e non inviabile nuovamente;
- con il colore rosso viene mostrata una domanda il cui invio non è andato a buon fine: l’evidenziazione viene corredata con il motivo del mancato invio (problemi di connessione, di rete ecc..).
Ad avvenuta liquidazione saranno forniti, per via telematica, il TE08 e, in prospettiva, su richiesta degli stessi Patronati, gli elementi da cui si possa desumere lo sviluppo del calcolo.

3 – Analisi della procedura
La nuova procedura prevede che vengano trasmesse in via telematica tutte le informazioni in precedenza fornite dal richiedente con il modulo di domanda e i vari modelli allegati. Si descrivono di seguito le funzioni della procedura e i dati trasmessi.

3.1 – Dati anagrafici dell’interessato e dei familiari
La procedura prevede l'acquisizione dei dati anagrafici del richiedente e, nel caso in cui lo stesso risulti coniugato, dei dati del coniuge. Devono inoltre essere acquisiti e trasmessi i dati anagrafici dei figli e familiari per i quali vengono richiesti trattamenti di famiglia e/o quote di pensione ai superstiti.
La procedura provvede a verificare e, se non presenti, a memorizzare sugli archivi ARCA i dati anagrafici di tutti i soggetti (richiedente la pensione e familiari).

3.2 – Prestazioni accessorie
E’ possibile acquisire domande di pensione di vecchiaia, di pensione di anzianità, di assegno sociale e di pensione ai superstiti (da pensionato o da assicurato).
La procedura prevede l’indicazione distinta della richiesta della prestazione principale (ad esempio, pensione di vecchiaia) e delle prestazioni correlate (ad esempio, integrazione al trattamento minimo, trattamenti di famiglia, maggiorazione sociale, ecc).

3.3 – Dati contributivi
Presupposto per buon funzionamento della nuova procedura è che da parte del Patronato venga acquisito l’estratto contributivo del richiedente la prestazione e che l’interessato, per il tramite del Patronato, fornisca le sole informazioni contributive relative a periodi non risultanti sull’estratto: non è più richiesto al richiedente la prestazione di fornire le informazioni che l’INPS già ha memorizzato nei propri archivi.
E’ comunque prevista la trasmissione relativa alle informazioni contributive relative agli ultimi periodi di attività lavorativa non presenti sull’estratto contributivo.

3.4 – Dati reddituali
Qualora l’interessato richieda prestazioni legate al reddito, i dati reddituali vengono acquisiti e trasmessi con le modalità già in uso per i modelli reddituali telematici.
La procedura di acquisizione prevede l’indicazione del codice della rilevanza (integrazione al trattamento minimo, maggiorazione o aumento sociale, trattamenti di famiglia, ecc) e richiede i “tipi reddito” previsti.
Nel caso di contemporanea richiesta di più prestazioni legate al reddito (ad esempio, integrazione al trattamento minimo e trattamenti di famiglia), la procedura prevede l’acquisizione di un’unica dichiarazione reddituale contenente tutti i “tipi reddito” previsti. Le procedure provvederanno ad aggregare tali dati in funzione delle prestazioni richieste.
Tra i redditi non deve essere indicato l’importo delle eventuali altre pensioni in quanto memorizzate sul Casellario Centrale.

3.5 - Informazioni relative alle modalità di riscossione
La procedura prevede la comunicazione di tutte le informazioni relative alle modalità di riscossione: il codice ABI e il codice CAB, per i pagamenti presso Istituti di credito, e il codice del frazionario, per i pagamenti presso Poste Italiane, le informazioni relative all’accredito in conto corrente postale o bancario o libretto di risparmio, al pagamento in contanti o con assegno circolare.
Non è consentita la trasmissione telematica della delega a riscuotere. Tale modello pertanto continuerà ad essere presentato alla Sede INPS. Si ricorda che la firma del richiedente la pensione apposta sulla delega deve essere autenticata (vedi circolare n.182 del 28 settembre 1999).

3.6 – Altre informazioni
E’ inoltre prevista l’acquisizione
- del diritto alle detrazioni d’imposta;
- dell’attività lavorativa autonoma;
- dell’attività lavorativa dipendente svolta all’estero e della residenza all’estero;
- della delega sindacale rilasciata dal richiedente.

4 – Ricezione delle domande e visualizzazione dei dati delle domande
I dati trasmessi dai Patronati vengono memorizzati sul Web Server dell’INPS e contestualmente inviati al sistema centrale e indirizzati ai sistemi dipartimentali delle Sedi di competenza.
Al momento della ricezione sul sistema dipartimentale le procedure provvedono alla numerazione automatica della domanda e all’invio di tale informazione al Web Server che la mette a disposizione del Patronato.
I dati pervenuti inseriscono la domanda nell’archivio EAD75 e alimentano ulteriori archivi che precompileranno i pannelli della procedura di liquidazione delle pensioni.
Oltre all’inserimento della domanda in EAD75, la procedura memorizza tutti gli altri dati trasmessi dal Patronato, che possono essere visualizzati e stampati.
Per consentire alle strutture periferiche di conoscere le domande pervenute è prevista un’apposita funzione.
La distribuzione delle domande dal WEB Server ai sistemi informativi di competenza viene attivata automaticamente. E’ prevista anche un’apposita funzione per l’attivazione, a richiesta della struttura periferica, della ricezione delle pratiche.

Attività delle Strutture periferiche

Per le attività sopra indicate è necessario selezionare dal pannello PN00 l’opzione 7 – PRESTAZIONI PENSIONISTICHE, dal successivo pannello OBG1, l’opzione 2 – PROGRAMMI DI UTILITA’, dal pannello PNUT, l’opzione 6 – DOMANDE TRASMESSE DAI PATRONATI PER VIA TELEMATICA.
Sul successivo pannello DPMA, sono previste le seguenti opzioni:
1 – RICEZIONE PRATICHE DA PATRONATO, che consente di attivare la ricezione delle pratiche disponibili in quel momento e non ancora ricevute automaticamente;
2 – CONTROLLO ELABORAZIONI, che consente di verificare, in un periodo di tempo indicato dall’operatore, l’esistenza di domande di pensione già inserite o da inserire in EAD75;
3 – STAMPA POSIZIONI DA PATRONATO, che consente di verificare in un periodo indicato dall’operatore, le domande pervenute da un singolo Patronato, con la possibilità di visualizzare solo quelle con un certo stato. Sono contraddistinte con “codice stato = N”, le domande non ancora inserite in EAD75, con “codice stato = I”, le domande inserite in EAD75. Non inserendo alcun codice nel campo “Stato pratica”, la procedura individua tutte le domande pervenute. L’elenco può essere ordinato per nominativo, numero di EAD75 o per data di presentazione;
4 – STAMPA ALLEGATI, che consente di stampare i dati “complessivi” di una singola domanda, selezionata con il numero di EAD75, o di visualizzare, digitando F4, la lista delle domande pervenute;
5 – CONSULTAZIONE ALLEGATI, che consente di visualizzare i dati “complessivi” di una singola domanda, selezionata con il numero di EAD75, o di visualizzare, digitando F4, la lista delle domande pervenute. Ogni pannello prevede il tasto F2 per la stampa.
Per ogni domanda selezionata con l’opzione 4 la procedura visualizza un primo pannello sul quale sono evidenziati, oltre ai dati della domanda, del Patronato e della prestazione richiesta, i dati “aggiuntivi” trasmessi, che possono essere visualizzati sui diversi pannelli, selezionati con “X”.
Al momento in cui viene attivata la procedura di liquidazione delle pensioni, vengono visualizzati i pannelli già precompilati con alcuni dei dati pervenuti per via telematica.
In particolare, sul pannello MNLAN20 vengono precompilate le informazioni relative alle modalità di pagamento e allo stato civile, sul pannello MNLAN30 vengono precompilati i codici detrazione d’imposta, il codice del sindacato per il quale è stata rilasciata la delega. La procedura visualizza, nel caso in cui siano presenti sui pannelli dati pervenuti per via telematica, il nome del pannello seguito dal literal “DA INTERNET”.
I dati dei familiari acquisiti dai Patronati possono essere visualizzati sul pannello MNLFA10 digitando F9.
Il Manuale operativo e le relative specifiche funzionali sono disponibili per i Patronati sul sito www.INPS.it - Servizi per utenti registrati – Patronati – Servizi – Domande di pensione – Area di download, e per le strutture INPS sulla INTRANET dell’Istituto nella sezione AREA DI DOWNLOAD – Manualistica di Procedure Informatiche.
Per eventuali problemi di carattere amministrativo o tecnico, gli operatori delle Strutture potranno rivolgersi ai referenti che di seguito si indicano:
- Direzione Centrale Prestazioni:
Eliana Brugnoli 06/59054984
- Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni
Rosaria De Luca 06/59053349
Ennio Di Claudio 06/59055581

5 – Aspetti organizzativi
Le Strutture periferiche dovranno provvedere a controllare giornalmente le domande pervenute e ad avviarle alla lavorazione, attribuendole alle unità di processo secondo le modalità in uso presso ciascuna struttura.
Al fine di conseguire l'obiettivo di ridurre i tempi di liquidazione e migliorare la qualità del servizio si impegnano, comunque, le Sedi, a creare una "corsia dedicata" per la lavorazione delle domande di prestazione trasmesse per via telematica. Dovranno poi essere intensificati i contatti informativi, anche via e-mail, tra gli operatori di sede e quelli dei Patronati sui singoli casi.
A tal fine saranno predisposte apposite caselle di Posta elettronica, una per ciascun titolare di processo Assicurato-Pensionato.
Tenendo fermo l'obiettivo di razionalizzare la conservazione del cartaceo e, ove possibile, eliminarlo, sono state assunte iniziative, anche a livello ministeriale, in merito alla possibilità di realizzare la gestione elettronica dei flussi documentali secondo modalità in grado di soddisfare tutte le esigenze dell'Istituto anche in sede legale.
Ciò premesso, in questa fase di prima applicazione, i documenti cartacei (domande di pensione, autocertificazioni, deleghe di patrocinio, deleghe per il prelievo del contributo alle organizzazioni sindacali, fotocopie del documento di identità ecc.) dovranno essere consegnati con cadenza almeno quindicinale, a cura del Patronato, alla Struttura periferica INPS di competenza.

6 – Rapporti con i Patronati
In considerazione delle nuove modalità di approccio consentite dalle procedure telematiche, i rapporti con i Patronati si configurano sempre più come collaborazioni sinergiche volte alla realizzazione di servizi all'utente con maggiori caratteristiche di efficacia, efficienza e tempestività.
In tale ottica, al fine di illustrare le nuove procedure e ad incentivarne l'uso, si sono tenuti incontri a livello centrale con le strutture nazionali dei Patronati e avviati piani di formazione congiunta.
I rapporti conseguenti le nuove modalità di trasmissione telematica delle domande di prestazione saranno oggetto di apposito protocollo INPS/Patronati in fase di elaborazione.
Ciascuna struttura periferica dell'Istituto, inoltre, programmerà apposite riunioni con i rappresentanti locali dei Patronati per affrontare e risolvere eventuali problematiche locali connesse all'avvio della nuova procedura.
Si fa presente che l'Istituto ha rappresentato ai Ministeri vigilanti l'opportunità che nell'emanando regolamento ministeriale per la ripartizione del finanziamento di cui al punto 7 dell'art.13 dalla legge 152/2001 sulla "Nuova disciplina per gli Istituti di patronato e assistenza sociale", venga privilegiata la trasmissione telematica delle domande.

7 - Campagna di informazione.
La fondamentale importanza che la procedura riveste nell'ambito delle nuove architetture organizzative, che stanno in questi ultimi tempi arricchendo il patrimonio conoscitivo dell'Istituto da mettere a disposizione dei cittadini, richiede il massimo sforzo informativo da parte delle strutture centrali e periferiche deputate alla comunicazione.
Questa Direzione Generale sta elaborando un piano di comunicazione a livello nazionale, che coinvolgerà le principali testate giornalistiche, radiofoniche e televisive.
Deve essere impegno di ogni struttura, nell'ambito delle competenze territoriali, di moltiplicare gli interventi informativi affinché la pubblica opinione percepisca il salto di qualità operato dell'Istituto e il "profitto sociale" che si ricaverà dall'alto valore del servizio.
Per questo è necessario che su tutto il territorio sia dato il via ad una campagna di sensibilizzazione in materia, attraverso il coinvolgimento dei mass-media locali (giornali, periodici, radio, televisioni), programmando l'uscita cadenzata di comunicati stampa, articoli e servizi, interviste ai direttori e ai presidenti dei Comitati, che esaltino la stretta sinergia di azione con gli Enti di Patronato, con la quale sono anticipati i tempi di lavorazione delle domande di pensione ed è garantita una maggiore tempestività delle liquidazioni.
E' consigliabile che il piano informativo locale sia preceduto da un incontro a livello regionale tra i responsabili della comunicazione volto ad elaborare le linee guida del programma informativo e a definire un lessico comune che garantisca unitarietà e coerenza dei singoli interventi.
Si confida nella massima collaborazione dei responsabili della comunicazione regionale e provinciale affinché il piano informativo sia efficace e penetrante e rafforzi l'immagine dell'Istituto nel pubblico e negli stessi operatori dei media.