Circolare INPS n. 40 del 18.03.2010

Circolarità dei dati anagrafici – Sistema INA-SAIA
Circolare INPS n. 40 del 18.03.2010

SOMMARIO: Quadro normativo 1. Premessa 2. Strumenti ed iniziative 3. Responsabilità 4. Considerazioni finali

Quadro normativo
Legge 21 luglio 1965, n. 903: “Avviamento alla riforma e miglioramento dei trattamenti di pensione della previdenza sociale”. Art. 34
Legge 27 dicembre 2002, n. 289: “ Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato”. Art. 31.
Legge 24 novembre 2003, n. 326: “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto legge 30 settembre 2003, n. 269, recante disposizioni urgenti per favorire lo sviluppo e la correzione di conti pubblici”. Art. 46.
D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n.133: “Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitivita', la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria”. Art. 20.
D.L. 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2: “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale”. Art. 16 bis.

1. Premessa
L’art. 34 della legge 21 luglio 1965, n. 903 ha stabilito l’obbligo per gli ufficiali d’anagrafe di informare l’Istituto in ordine alle variazioni, per matrimonio o morte, ai fini dell’attuazione dell’anagrafe dei pensionati, istituita presso ciascun Comune per controllare l’esistenza in vita dei pensionati e la conservazione dello stato di vedova o di nubile nei casi stabiliti dalla legge.
Con la legge 27 dicembre 2002, n. 289, art. 31, comma 19 sono state individuate le modalità e i tempi di tali trasmissioni e, successivamente, sono intervenuti al riguardo l’art. 20 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modificazioni dalla legge 6 agosto 2008, n.133 , che ha ridotto a due giorni dalla data dell’evento il termine per l’invio delle comunicazioni da parte dei comuni, e l’art. 16 bis del D.L. 29 novembre 1008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.
Con l’art. 16 bis della legge 28 gennaio 2009, n. 2, il legislatore ha stabilito che “entro ventiquattrore dalla conclusione del procedimento amministrativo anagrafico, l’ufficio di anagrafe trasmette le variazioni all’indice nazionale delle anagrafi, di cui all’art. 1, quarto comma, della legge 24 dicembre 1954, n.1228, e successive modificazioni, che provvede a renderle accessibili alle altre amministrazioni pubbliche” .
Al fine di rendere effettivo l’obbligo per i comuni di comunicare all’Istituto gli elenchi dei defunti, il legislatore ha stabilito, con l’art. 46 della legge 326/2003, che in caso di inosservanza dell’obbligo stesso, al responsabile dell’ufficio anagrafe si applichi una sanzione pecuniaria, di importo variabile tra 100 e 300 euro.

2. Strumenti ed iniziative
Con la procedura per l’eliminazione delle pensioni, di cui alla circolare n.15 del 31 gennaio 2005, l’Istituto si è dotato di uno strumento che, a scadenza prefissata, ed in modo del tutto automatico, a seguito di segnalazione di decesso e di matrimonio da parte dei comuni, provvede alla individuazione del soggetto e dei sui rapporti, ed effettua le conseguenti variazioni sugli archivi (eliminazione della pensione, revoca della pensione, cessazione del familiare, ecc).
Ai fini dell’operatività dell’Istituto è quindi fondamentale che pervengano da parte dei comuni le informazioni in discorso; inoltre, è di assoluta rilevanza il rispetto delle modalità e dei tempi di trasmissione delle comunicazioni, come stabiliti dalla norme citate in premessa, ai fini sia dell’efficacia dell’azione amministrativa, sia della riduzione del rischio di possibili indebiti pagamenti di prestazioni
Per facilitare lo scambio di informazioni in ordine a decessi e matrimoni, e, in attuazione dell’art. 20 della legge 133/2008, l’Istituto ha messo a disposizione dei comuni una procedura telematica, via web, accessibile dal portale “L’INPS e i Comuni” presente sul sito internet dell’Istituto.
L’accesso a tale portale è consentito attraverso una password che deve essere richiesta alla Sede INPS cui il comune fa capo.
I comuni hanno, inoltre, a disposizione un ulteriore canale di comunicazione rappresentato dal sistema INA-SAIA (Indice Nazionale delle Anagrafi – Sistema di Accesso e Interscambio anagrafico) del Ministero degli Interni, istituito con la finalità di favorire lo scambio delle informazioni anagrafiche essenziali tra i comuni e le pubbliche amministrazioni.
Tale sistema, che rappresenta l’infrastruttura tecnologica di riferimento e di interscambio dei dati anagrafici comunali per le Pubbliche Amministrazioni, è in linea con le previsioni contenute nell’art. 16 bis del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n.2, in tema di semplificazione amministrativa, in quanto consente alle amministrazioni collegate l’accesso alle variazioni anagrafiche inviate dai comuni, in coerenza con i principi di razionalizzazione ed economicità dell’azione amministrativa.
Nel corso degli anni, il Ministero dell’Interno, tramite le Prefetture, ha rappresentato più volte ai comuni la necessità di assicurare il corretto funzionamento dell’INA-SAIA attraverso l’implementazione dello stesso, al fine di favorire lo scambio delle informazioni.
Da ultimo, tenuto conto di quanto segnalato da questo Istituto, che utilizzando i servizi del sistema INA-SAIA ha rilevato che molti comuni non rispettano i tempi di trasmissione delle comunicazioni relative alle variazioni dello stato civile e dei decessi (ex art. 20 L.133/08), il Ministero dell’Interno, Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali, e l’INPS stesso hanno assunto una iniziativa congiunta finalizzata ad assicurare la circolarità delle informazioni in discorso.
Tale iniziativa vede coinvolte da una parte le Prefetture, affinché sollecitino i comuni al puntuale adempimento degli obblighi comunicativi attraverso l’aggiornamento del sistema INA – SAIA e assumano, inoltre, ogni utile ed idonea azione per il superamento degli ostacoli che hanno finora impedito la regolarità degli adempimenti previsti, e dall’altra questo Istituto, che ha, invece, l’onere di dettagliare ad ogni comune le criticità rilevate.
Il testo della nota congiunta Ministero dell’Interno – INPS, ad oggetto “circolarità dei dati anagrafici – Sistema INA-SAIA, è rimesso in allegato.

3. Responsabilità
Con l’intento di sollecitare il tempestivo e corretto adempimento dell’obbligo di comunicazione dei decessi nei confronti dell’Istituto, la legge 24 novembre 2003, n. 326, art. 46, ha introdotto una ipotesi di responsabilità amministrativa in capo al responsabile dell’ufficio anagrafe del comune, che di solito, secondo le norme statutarie e regolamentari dell’ente locale, è il dirigente dell’ufficio stesso. In caso di violazione dell’obbligo è prevista l’applicazione di una sanzione pecuniaria da 100 a 300 euro.
Ulteriore conseguenza derivante dalla ritardata trasmissione dei dati all’INPS è la possibile configurazione di una responsabilità per danno erariale in capo al responsabile del procedimento, se dal ritardo derivi pregiudizio ai sensi dell’art. 20 della legge n.133/2008. In tal caso a rispondere sarà il funzionario nominato, ai sensi della legge n. 241/1990 e successive modifiche e integrazioni, quale responsabile del procedimento o, nel caso in cui questi non sia mai stato nominato, il dirigente responsabile dell’ufficio anagrafe.

4. Considerazioni finali
Tenuto conto di quanto sopra, e considerata la necessità di ottenere un completo allineamento di tutti i comuni alle disposizioni che regolamentano la trasmissione dei dati in ordine alle variazioni, per matrimonio o morte, le Direzioni regionali vorranno assumere ogni utile ed opportuna iniziativa nei confronti dei comuni di competenza per i quali siano presenti aspetti di criticità e vorranno effettuare uno stretto monitoraggio della situazione, raccordandosi comunque con le Direzioni centrali competenti.
La Direzione centrale Pensioni ha già inviato, a ciascuna Direzione provinciale, la lista dei comuni ai quali ha inoltrato apposita nota per rappresentare la situazione e provvederà a riepilogare la situazione in essere al prossimo mese di marzo anche con la lista dei comuni, circa 240, che nel corso del 2009 non hanno provveduto a trasmettere in via telematica con il canale INA-SAIA o portale INPS. Si rende noto inoltre che sul sito intranet dell’Istituto è disponibile la procedura “INPS e i Comuni” che consente in tempo reale, di verificare lo stato, i tempi e le modalità di trasmissione di ciascun comune d’Italia.

Allegato N. 1 (dal sito INPS):