Risoluzione Agenzia Entrate n. 354 del 08.08.2008

Interpello - ALFA Ass.ne prof.le dott. comm. e avv. - Articolo 3, comma 9-bis, del D.P.R. n. 322 del 1998 - Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni - Conservazione delle copie delle dichiarazioni - Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall'incaricato su supporti informatici: non sussiste
Risoluzione Agenzia Entrate n. 354 del 08.08.2008

Quesito
L'associazione professionale di dottori commercialisti e avvocati ALFA (di seguito, istante) esercita l'attività di consulenza economico-giuridica, fiscale e legale.
L'istante, intermediario abilitato a trasmettere dichiarazioni ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, nello svolgimento della propria attività dichiara di effettuare "numerosi invii di documenti telematici nell'anno, includendovi le dichiarazioni fiscali dei clienti, modulistica IVA varia, modelli di pagamento, contratti, elenchi clienti/fornitori, ecc.".
Espone, inoltre, che l'elevato numero di invii rende particolarmente gravoso l'assolvimento dell'obbligo di conservazione delle copie cartacee delle dichiarazioni, a causa dell'inadeguatezza degli spazi necessari, laddove la sostituzione del supporto cartaceo con quello informatico "consentirebbe un minor impatto ambientale della propria attività".
Tanto premesso, l'istante chiede di conoscere se gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti ed esperti contabili possono uniformarsi alla risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, che detta le istruzioni per la conservazione su supporti informatici, in alternativa al supporto cartaceo, delle copie delle dichiarazioni e degli altri documenti inviati dai C.A.F. all'Amministrazione finanziaria.

Soluzione interpretativa prospettata dall'istante
Essendo equiparato ai C.A.F. ai fini della presentazione delle dichiarazioni in via telematica, l'istante ritiene di:
- poter sottoporre a processo di "conservazione sostitutiva", ai sensi dell'articolo 3, comma 2, del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, il file relativo alla copia di ciascuna dichiarazione inviata, perfettamente coincidente con l'originale consegnato al contribuente e corrispondente nel contenuto al file trasmesso all'Amministrazione finanziaria. Il suddetto file consente la riproduzione della copia su modello conforme a quello approvato;
- poter conservare nella suddetta "modalità sostitutiva" la copia della dichiarazione inviata anche se non riproduce la sottoscrizione del contribuente, in luogo dell'originale sottoscritto e conservato dal contribuente e dal sostituto d'imposta, come sottolineato anche dalla circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002.
Chiede, inoltre, che la procedura sopra descritta sia da ritenersi valida anche per tutti gli adempimenti, presenti e futuri, posti in essere in qualità di intermediario abilitato (quali, a titolo esemplificativo, l'invio dei contratti di locazione per la registrazione, gli elenchi clienti e fornitori, le dichiarazioni di intento, le comunicazioni annuali dati IVA, la modulistica IVA varia, i modelli di pagamento etc.).

Parere dell'Agenzia delle Entrate
Ai sensi dell'articolo 3, comma 9, del D.P.R. n. 322 del 1998, "I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1, nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione.
L'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti.".
Il successivo comma 9-bis del medesimo articolo 3 dispone che "i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano, anche su supporti informatici, per il periodo previsto dall'art. 43 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, delle quali l'Amministrazione finanziaria può chiedere l'esibizione previa riproduzione su modello conforme a quello approvato (...)".
Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono "anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente". Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l'obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004.
Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall'istante, in applicazione del citato articolo 3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui "Ai soli fini della presentazione delle dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei ragionieri e dei periti commerciali (...);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i lavoratori dipendenti e pensionati; (...)".
Al riguardo, si precisa che la validità del processo di conservazione su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni - come pure degli altri documenti rilevanti ai fini tributari - è subordinata, comunque, al rispetto delle procedure disciplinate dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004, nonché delle istruzioni dettate dalla circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006.
Ciò significa che l'individuazione del corretto processo di conservazione da porre in essere dipenderà dalla natura informatica ovvero analogica del documento oggetto di conservazione: nel primo caso, si applicheranno le disposizioni di cui all'articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004, mentre nel secondo caso andranno seguite le indicazioni recate dall'articolo 4 del medesimo decreto.
Le Direzioni Regionali vigileranno affinché i principi enunciati nella presente risoluzione vengano applicati con uniformità.