Risoluzione Agenzia Entrate n. 364 del 03.10.2008

Interpello ai sensi dell'articolo 11 della legge n. 212 del 2000 - Conservazione sostitutiva - nomina di più soggetti responsabili della conservazione
Risoluzione Agenzia Entrate n. 364 del 03.10.2008

Con l'interpello specificato in oggetto, concernente l'interpretazione del DM 23/01/2004, è stato esposto il seguente

QUESITO
La ALFA S.p.a. (d'ora innanzi ALFA o istante) è una società che acquista e vende energia sul mercato italiano ed ha intenzione di implementare un sistema di conservazione sostitutiva delle fatture e dei libri e registri previsti dalla normativa tributaria.
A tal fine rappresenta che si rende necessario procedere alla nomina di un soggetto responsabile della conservazione, che svolga i compiti previsti dal decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 gennaio 2004 e dall'articolo 5 della deliberazione del Comitato Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (C.N.I.P.A.) 19 febbraio 2004, n. 11.
E' intenzione dell'istante affidare in outsourcing il processo di conservazione sostitutiva nominando un fornitore responsabile della conservazione delle sole fatture attive ed un altro e diverso fornitore responsabile della conservazione della fatture passive, del libro giornale, del libro degli inventari e dei registri sociali.
Chiede, dunque, se sia ammessa la nomina di due soggetti diversi quali responsabili della conservazione.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE
L'istante ritiene che sia possibile la nomina di due soggetti quali responsabili della conservazione per le diverse tipologie di documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
D'altronde, né il legislatore comunitario, nel dettare la disciplina della fattura elettronica con la direttiva n. 2001/115/Ce, né quello nazionale nel recepire la suddetta direttiva e nel disciplinare gli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, hanno espressamente escluso tale possibilità.
L'Agenzia delle entrate, dal canto suo, con la circolare del 6 dicembre 2006, n. 36, punto 7.4, si è limitata ad affermare che: "il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest'ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all'associazione o all'ente" ammettendo implicitamente, dunque, che possano essere nominati più responsabili della conservazione.

PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE
La figura del responsabile della conservazione è prevista dall'articolo 5 della deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 del 2004, che ne disciplina i compiti e le responsabilità. Il punto 9 delle note esplicative alla deliberazione traccia un quadro sintetico del responsabile della conservazione nei seguenti termini: "La deliberazione dà risalto al responsabile della conservazione sostitutiva, attribuendogli (art. 5) precisi compiti e specifiche responsabilità. In particolare, si affida al responsabile della conservazione sostitutiva la realizzazione di una base di dati relativa ai documenti informatici, gestita secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati e che adotti procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l'accessibilità al singolo documento e la sua esibizione. Inoltre, il responsabile della conservazione, con procedure realizzate autonomamente, e quindi adeguate al proprio ambiente applicativo e alla tipologia di documenti da conservare, deve definire il contenuto del supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza effettuate tramite riversamento diretto, soddisfacendo così i compiti che la deliberazione gli attribuisce. I commi 2 e 3 dell'articolo 5 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi".
Il D.M. 23 gennaio 2004 richiama in diversi articoli tale figura attribuendogli i compiti di definire e documentare le procedure di sicurezza per l'apposizione del riferimento temporale (articolo 1, comma 1, lettera p), di apporre la marca temporale e la firma elettronica qualificata ai documenti oggetto di conservazione (articolo 3, comma 2), di inviare alle Agenzia fiscali, in alternativa al soggetto interessato, l'impronta dell'archivio informatico oggetto di conservazione la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (articolo 5, comma 1).
Per la risoluzione del quesito posto dall'istante assume specifico rilevo la previsione contenuta nell'articolo 5, comma 3, della deliberazione n. 11 del 2004, secondo cui: "Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione".
La trascritta disposizione ammette, dunque, esplicitamente la possibilità di affidare a più soggetti il procedimento di conservazione e tale possibilità deve ritenersi ammessa anche per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Occorre al riguardo precisare che l'affidamento a diversi responsabili dell'incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non esonera il contribuente dal rispetto degli obblighi di natura documentale prescritti dalle disposizioni tributarie.
Infatti, come già chiarito con la risoluzione 9 luglio 2007, n. 161/E: "in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell'Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti.
Eventuali inadempienze del soggetto incaricato della conservazione non potranno essere opposte all'Amministrazione finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella tenuta e nella conservazione della contabilità o, più in generale, di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari".
Siffatta precisazione mantiene la propria validità anche in presenza di più soggetti responsabili della conservazione.