Circolare INPS n. 141 del 05.11.2010

Avvio del processo di programmazione e budget per l’anno 2011
Circolare INPS n. 141 del 05.11.2010

SOMMARIO: Premessa 1.Il budget per l’anno 2011 1.1.Gli obiettivi 1.2.L’articolazione dei budget 2.Il processo di programmazione 2.1.La formulazione del Budget economico 3.Il sistema degli indicatori 3.1.Indicatori di efficienza e innovazione 3.2.Indicatori di efficacia e qualità 3.3.Indicatori di output 3.4.Indicatori di economicità 3.5.Il sistema degli indicatori per la misurazione del budget

Con la delibera n. 12 del 28 luglio 2010, il Consiglio di Indirizzo e Vigilanza ha definito le linee di indirizzo per gli anni 2011-2013, con l’approvazione della Nota preliminare allegata al Bilancio di previsione 2011, gli Organi dell’Istituto hanno delineato le linee guida gestionali ed i programmi obiettivo. Per dare avvio al processo di programmazione e budget, viene emanata la presente circolare con la quale sono individuati i programmi obiettivo e le strutture responsabili della realizzazione ed è illustrato il processo di programmazione, con il relativo calendario e gli strumenti a supporto.

Premessa
Con l’approvazione della Nota preliminare allegata al Bilancio di previsione 2011, gli Organi dell’Istituto hanno delineato le linee guida gestionali ed i programmi obiettivo, individuati in coerenza con le linee di indirizzo definite dal Consiglio di Indirizzo e Vigilanza, nell’ambito della Relazione programmatica per gli anni 2011-2013, approvata con delibera CIV n. 12 del 28 luglio 2010.
Con la presente circolare si dà avvio al processo di programmazione e budget per i Centri di responsabilità, di cui alla Determinazione commissariale n. 36 del 23/10/2008.
Il budget è articolato in piani operativi, con riferimento agli obiettivi di risultato, alle attività, all’impiego delle risorse umane ed al consumo di risorse economiche.
Sulla base dei criteri contenuti nella presente circolare, le strutture centrali e periferiche, attraverso il processo di programmazione e budget, formulano le proposte dei piani di attività e dei relativi piani di impiego delle risorse.

1. Il budget per l’anno 2011
1.1. Gli obiettivi
La Nota preliminare 2011, in allegato alla presente circolare, indica le linee guida ed i programmi obiettivo assegnati alle Direzioni centrali ed alle Direzioni regionali.
I piani di attività e di impiego delle risorse, da delineare in funzione degli obiettivi assegnati, saranno oggetto del processo di programmazione e budget da parte dei singoli Centri di responsabilità amministrativa.

Strutture Centrali
La Nota preliminare, nel paragrafo 1.2, indica le linee guida ed i programmi obiettivo assegnati alle Strutture Centrali.
Il processo di programmazione interessa le Direzioni centrali, i Coordinamenti generali professionali, i Progetti nazionali e gli Uffici di supporto agli Organi.
Ad integrazione degli obiettivi suddetti, di seguito vengono delineati gli obiettivi di riferimento per le seguenti attività professionali.

Coordinamento generale medico legale
L’attività nell’anno 2011 del Coordinamento dovrà essere focalizzata sui programmi obiettivo di cui al paragrafo 1.2.5 della Nota preliminare. Inoltre dovrà essere posta particolare attenzione all’area dell’invalidità civile con riguardo alla gestione del contenzioso giudiziario ed alle visite straordinarie di verifica. Sul tema della certificazione di malattia, oltre a favorire l’entrata a regime del sistema telematico di ricezione dei certificati medici, dovrà essere posta attenzione alla valutazione delle prognosi per l’incremento delle visite mediche di controllo con idoneità.

Coordinamento generale legale
L’attività nell’anno 2011 del Coordinamento dovrà essere focalizzata sui programmi obiettivo di cui al paragrafo 1.2.4.4 della Nota preliminare. In particolare, il Coordinamento dovrà ottimizzare il processo di gestione dell’intero iter del contenzioso giudiziario dell’Istituto secondo le direttive impartite dagli Organi.
Per tutte le altre Strutture Centrali non titolari di specifici programmi obiettivo, il Piano delle attività riguarderà esclusivamente l’autofunzionamento.

Strutture Regionali
La Nota preliminare, nel paragrafo 1.3, indica gli obiettivi assegnati alle Strutture Regionali.
Per le attività che riguardano le attività di vigilanza ispettiva, le Direzioni regionali dovranno formulare un piano a livello di Direzione provinciale, secondo le specifiche che verranno successivamente fornite dalla Direzione generale.

1.2. L’articolazione dei budget
Il budget delle Strutture Centrali interessa tutte le aree dirigenziali ed è articolato nei seguenti Piani (paragrafo 2.1 della Nota preliminare):
- Piano delle attività per ciascun programma obiettivo assegnato;
- Piano delle attività di funzionamento per le funzioni assegnate con l’Ordinamento dei servizi;
- Piano settoriale degli investimenti con riferimento ai piani obiettivo assegnati alle aree Informatica, Formazione, Comunicazione e Logistica.
Per le strutture regionali, la programmazione si articola nei seguenti piani (paragrafo 2.2 della Nota preliminare):
- Piano delle attività di funzionamento per le aree dirigenziali della sede Regionale, con riferimento alle funzioni assegnate con l’Ordinamento dei servizi;
- Piano di produzione per gli obiettivi di produzione individuati;
- Piano di impiego delle risorse umane per gli obiettivi di impiego delle risorse;
- Piano degli obiettivi di qualità con riferimento agli obiettivi di qualità del servizio indicati nella Nota preliminare paragrafo 1.3.2.2;
- Piano di recupero delle criticità regionali con l’indicazione dei programmi e dei progetti da attivare, compreso il piano di smaltimento degli arretrati di produzione da concludersi entro il 31 maggio 2011;
- Budget economico con riferimento ai costi discrezionali, ottenuto per aggregazione delle rilevazioni dei fabbisogni che le singole strutture operative effettueranno con il coordinamento della Direzione regionale.
I piani di produzione, di impiego delle risorse umane, degli obiettivi di qualità e di recupero delle criticità regionali vengono elaborati a livello di Direzione metropolitana, Direzione provinciale, Filiale di coordinamento e poi consolidati a livello regionale.
I Piani delle attività delle Strutture Centrali e delle Strutture Regionali contengono la definizione degli obiettivi e la loro assegnazione a livello di area dirigenziale, dei valori attesi e dei rispettivi indicatori per la misurazione dei risultati, e l’allocazione delle risorse umane ed economiche.
L’impiego delle risorse umane ed economiche, proposte nei singoli piani elaborati dalle Strutture Centrali e Regionali, saranno oggetto di specifiche analisi di congruità, rispetto agli obiettivi economici indicati nella Nota preliminare, da parte delle Direzioni Centrali responsabili dei budget di spesa (D.C. Risorse umane e D.C. Risorse strumentali) e della Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione.

2. Il processo di programmazione
Il processo di programmazione e budget per il 2011 (paragrafo 2.3 della Nota preliminare) si articola nelle seguenti fasi:
(prospetto omesso)

Le Direzioni Centrali elaborano le proposte dei piani di attività relativi ai programmi obiettivo e dei piani di funzionamento. Nell’ambito della proposta, possono inserire ulteriori programmi ad integrazione delle linee guida a loro assegnate (fase 1).
Nella fase 2, le Direzioni Centrale Risorse umane e Risorse strumentali, di concerto con la Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione, effettuano le verifiche di congruità rispetto agli obiettivi programmati al fine di segnalare, a ciascuna Direzione Centrale, le necessarie variazioni.
Le Direzioni Centrali procedono, quindi, a rimodulare i piani sulla base delle indicazioni ricevute.
Previa opportuna negoziazione (fase 3) si perviene al consolidamento della proposta che il Direttore Centrale trasmette al Direttore Generale entro il 15 dicembre (fase 4).
Le Direzioni Regionali individuano gli obiettivi di produzione, funzionamento e qualità da assegnare alle aree dirigenziali della sede regionale ed alle strutture di produzione (Direzioni Metropolitane, Direzioni Provinciale, Filiali di Coordinamento) (fase 1).
Le aree dirigenziali della sede regionale sviluppano le proposte di piani di funzionamento; le strutture di produzione formulano proposte per il piano di produzione, il piano degli obiettivi di qualità, il piano di recupero delle criticità ed il budget economico.
Il processo di elaborazione del budget economico è descritto in dettaglio nel paragrafo successivo.
Per quanto riguarda le aree metropolitane, il Direttore dell’area provvede anche al consolidamento del budget a livello metropolitano.
Nella fase 2, le Direzioni Centrale Risorse umane e Risorse strumentali, di concerto con la Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione, effettuano le verifiche di congruità rispetto agli obiettivi programmati al fine di segnalare, a ciascuna Direzione Regionale, le necessarie variazioni.
I Direttori Regionali, in base alle proposte, avviano la fase di negoziazione (fase 3) per il consolidamento e formulano la proposta di budget al Direttore Generale entro il 15 dicembre (fase 4).

2.1. La formulazione del Budget economico
Il budget economico si ottiene per aggregazione delle rilevazioni dei fabbisogni di lavoro, di beni e di servizi che le Direzioni provinciali effettueranno con il coordinamento della Direzione regionale, in riferimento ai macro obiettivi economici indicati nella Nota preliminare.
Il percorso di elaborazione e consolidamento del budget economico, ha origine dalla rilevazione dei fabbisogni delle Agenzie, passando per le Direzioni Provinciali e Regionali, fino ad arrivare alla Direzione Centrale Risorse Strumentali, responsabile del budget dell’Istituto anche per la parte relativa alle spese di funzionamento.
La rilevazione dei fabbisogni delle Agenzie avverrà mediante apposite schede presenti nella procedura p@perless, mentre la rilevazione dei fabbisogni delle Direzioni Provinciali e Regionali avverrà mediante apposite schede di pianificazione presenti in ambiente SAP CO.
A supporto delle attività di omogeneizzazione dei fabbisogni, ciascuna Direzione Regionale disporrà di schede di budget con l’indicazione dei capitoli/voci di spesa più significativi.
Gli importi individuati in dette schede costituiscono, in via presuntiva, lo stanziamento individuabile per l’esercizio finanziario 2011, e non devono, pertanto, intendersi quale formale attribuzione di budget/risorse finanziarie alla Direzione Regionale interessata.
Si precisa che i suddetti importi ricomprendono anche le somme utilizzate a livello centrale per l’acquisizione di beni e servizi mediante l’espletamento di gare “aggregate a livello nazionale”.
Le Direzioni Regionali sono chiamate a svolgere un ruolo di coordinamento, standardizzazione e omogeneizzazione dei fabbisogni rilevati presso le strutture di riferimento. A tal fine i Direttori Regionali mettono a disposizione delle Direzioni Provinciali tutte le informazioni necessarie per rilevare, in modo omogeneo, i fabbisogni di lavori, beni e servizi.
I Direttori Regionali predispongono, nelle suddette schede di pianificazione in ambiente SAP CO, le seguenti informazioni:
- per le categorie merceologiche oggetto di gare a livello nazionale (es. carta e cancelleria, materiale di consumo per attrezzature informatiche, servizio di vigilanza armata e reception, lavori di manutenzioni edili) la Direzione Centrale Risorse strumentali provvederà ad indicare, in relazione alle esigenze, i volumi assegnati alle singole Direzioni Regionali; successivamente, i Direttori Regionali procedono a suddividerli, per ciascuna Direzione Provinciale, sulla base di proprie stime e valutazioni, rilevate nell’ambito del processo di budget;
- per le rimanenti categorie merceologiche, che sono oggetto di procedure di acquisto a livello territoriale, le Direzioni Regionali sono chiamate a indicare, mediante le medesime schede di pianificazione di SAP CO, i prezzi unitari necessari a valorizzare in modo omogeneo i fabbisogni di tutta la Regione.
Il processo di rilevazione dei fabbisogni avverrà con le stesse modalità applicate per il budget economico 2010 (si veda messaggio n. 023584 del 19/10/2009).

3. Il sistema degli indicatori
I piani che compongono il Budget delle Strutture Centrali e Regionali, indicati nel capitolo 2 della Nota preliminare, devono essere collegati a specifici indicatori rappresentativi degli obiettivi individuati nella Nota preliminare.
Il processo di programmazione e budget, pertanto, oltre a definire i piani di attività e l’impiego delle risorse necessarie per il raggiungimento degli obiettivi, dovrà individuare specifici indicatori utili alla misurazione delle performance e del grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Di seguito si riportano le tipologie di indicatori che dovranno essere utilizzate dalle diverse strutture nella formulazione delle proposte di budget (capitolo 3 della Nota preliminare).

3.1. Indicatori di efficienza e innovazione
L’efficienza, generalmente definita come la capacità di un’organizzazione di raggiungere gli obiettivi predefiniti ottimizzando le risorse, è misurata, nel caso di specie, in termini di impiego delle risorse umane per il raggiungimento di un obiettivo predefinito. In sostanza questa tipologia di indicatori può essere ricondotta al rapporto tra input (risorse impiegate) e output (risultati).
Peraltro, rientrano in tale tipologia tutti gli indicatori di produttività, intesa sia come quantità di prodotto per unità di risorsa impiegata nella produzione che come assorbimento di risorse per unità di prodotto.
Inoltre, gli indicatori di efficienza vengono anche utilizzati per rappresentare le innovazioni introdotte nei processi organizzativi in termini di impiego dei fattori produttivi e, in particolare, in termini di impiego delle risorse umane, fattore produttivo di grande valenza strategica nell’ambito dei processi produttivi che caratterizzano l’attività dell’Istituto.
L’ottimizzazione dell’impiego delle risorse, infatti, trova ampio spazio nel sistema degli indicatori, sia riguardo ai piani delle strutture centrali che a quelli delle strutture regionali. In questo ambito rientrano ad esempio gli indicatori di impiego delle risorse umane nei “programmi obiettivo”, cioè nelle attività collegate agli obiettivi strategici dell’Istituto, rispetto all’impiego nelle aree del cosiddetto “autofunzionamento”. Così, nei piani di produzione delle strutture regionali, assume rilievo l’indicatore di impiego delle risorse umane nei “processi primari” rispetto ai “processi di supporto”.
Ulteriori indicatori inerenti le risorse umane, riguardano l’impiego di risorse straordinarie - intese in termini di lavoro straordinario, lavoratori interinali, ecc. – rispetto alle risorse ordinarie, e le risorse disponibili (presenza al netto della formazione) rispetto alla forza equivalente (FTE).
Accanto agli indicatori di impiego delle risorse umane, il sistema prevede anche indicatori di impiego delle risorse economiche messe a disposizione delle strutture. Rientrano in questo ambito gli indicatori che rappresentano la distribuzione delle risorse economiche – riferite ai costi discrezionali – tra i programmi obiettivo e le attività di autofunzionamento, per le Strutture Centrali. Per le Strutture Regionali vengono utilizzati anche indicatori di efficienza economica riferiti al costo per unità di prodotto equivalente e al costo procapite (riferita ai costi diretti di struttura rilevabili dal conto economico).

3.2. Indicatori di efficacia e qualità
L’efficacia, generalmente definita come l’attitudine di un’organizzazione al raggiungimento degli obiettivi predefiniti, è misurata sulla base della qualità dell’output generato dalla struttura organizzativa, con riferimento all’obiettivo prefissato.
Pertanto, i piani di attività, collegati ai programmi obiettivo delle Strutture Centrali, dovranno essere misurati con indicatori coerenti con gli obiettivi indicati nella Nota preliminare. Allo stesso modo, gli indicatori di efficacia, collegati ai piani di produzione delle Strutture Regionali, dovranno avere a riferimento gli obiettivi di qualità del servizio indicati nel paragrafo 1.3.2.2 della Nota preliminare

3.3. Indicatori di output
L’indicatore di output si riferisce al prodotto generato da una specifica struttura organizzativa e viene normalmente indicato in termini quantitativi.
L’indicatore di output è generalmente utilizzato per le misure riferite alla produzione delle Strutture Regionali, ma può essere utilizzato anche per misurare prodotti di natura immateriale: ad esempio un nuovo regolamento, un corso di formazione professionale, ecc.
Pertanto, nell’ambito del budget delle strutture Regionali, saranno utilizzati indicatori di output per il Piano budget della produzione, in termini di quantità omogeneizzate di pezzi prodotti, ma anche per gli obiettivi collegati all’incasso dei crediti o agli interessi passivi, ecc.
Per quanto riguarda le Strutture Centrali, questa tipologia di indicatore sarà utilizzata nel caso di obiettivi definibili quantitativamente (ad esempio le verifiche straordinarie per l’invalidità civile) o per prodotto di tipo immateriale (esempio circolari, convenzioni, ecc.).

3.4. Indicatori di economicità
L’economicità è generalmente riferita alla capacità dell’organizzazione di perseguire le proprie finalità istituzionali con minori risorse o a farsi carico di nuovi adempimenti a risorse invariate.
La misurazione dell’economicità della gestione viene effettuata sulla base di un apposito indicatore le cui determinanti sono rappresentate dalla valutazione delle performance del centro di responsabilità – basate sull’analisi degli scostamenti rispetto al budget, espresso sia in termini di efficacia, intesa quale capacità nel tempo di perseguire le finalità istituzionali programmate, che di efficienza, intesa quale capacità di impiegare razionalmente le risorse trovando il giusto rapporto tra risultati ottenuti e risorse consumate – e da valutazioni di tipo economico, basate sull’analisi degli scostamenti tra il conto economico ed il budget economico.
L’indicatore di economicità mette, quindi, in relazione l’andamento delle performance (% raggiungimento degli obiettivi) con l’andamento dei costi di gestione (% scostamento del conto economico rispetto al budget).
Infatti, il sistema di contabilità analitica per centro di costo consente di rilevare i costi sostenuti dalle strutture organizzative mediante un livello di elaborazione e di aggregazione delle informazioni conforme con l’attuale struttura territoriale ed organizzativa dell’Istituto.
L’output principale della contabilità analitica è il Conto economico per Centro di responsabilità che costituisce il riferimento primo per le valutazioni sull’economicità della gestione e, quindi, sulla capacità manageriale di ottimizzare l’impiego delle risorse.
Le risultanze dell’indicatore di economicità rappresentano un elemento per valutare la coerenza della gestione economica rispetto ai risultati raggiunti.
Pertanto, se l’indicatore di economicità risulta:
- maggiore di 1, il beneficio atteso dal raggiungimento dell’obiettivo è più che proporzionale rispetto all’utilizzo delle risorse impiegate;
- uguale a 1, il beneficio atteso dal raggiungimento dell’obiettivo è esattamente in linea con l’utilizzo delle risorse impiegate;
- minore di 1, il beneficio atteso dal raggiungimento dell’obiettivo non soddisfa il criterio dell’economicità rispetto all’utilizzo delle risorse impiegate.

3.5. Il sistema degli indicatori per la misurazione del budget
Il Budget delle strutture centrali e territoriali è strutturato nei piani indicati nel capitolo 2 della Nota preliminare. Di seguito viene fornito un quadro di sintesi che correla il sistema degli indicatori al budget dei centri di responsabilità.
(prospetto omesso)

La Direzione Centrale Pianificazione e controllo di gestione fornirà il supporto necessario a tutte le fasi del processo di programmazione e budget anche attraverso i seguenti indirizzi e-mail:
gestione.budget@inps.it per le schede BWSEM e Piano Budget· contabilitaAnalitica@inps.it per le schede SAP CO.

Allegato: Nota preliminare
(omesso)