Perché è necessario gestire gli insoluti di studio

Mi confronto spesso con professionisti in seria difficoltà nella gestione degli incassi e degli insoluti.

Sovente i problemi scaturiscono da una gestione poco puntuale ed attenta di questa funzione aziendale da parte dello studio. Nel tempo si sono accumulate posizioni che per esigenze particolari del cliente si è deciso di non gestire; ci si è presto resi conto che più la somma cresceva, più diventava complesso ottenerla; tuttavia, seppure la speranza di incassare quel credito vada affievolendosi, si continua a lavorare per il cliente non puntuale.

Certo, fortunatamente non tutti i rapporti coi clienti si sono sviluppati così e certo, il professionista quando ci si mette riesce a contenere il problema... Ma condividerete con me che c'è bisogno di un processo gestito dalla struttura in automatico, pena il perdere pezzi e accorgersi che lo studio sta facendo da banca ai clienti.

La direzione dovrà innanzitutto stabilire quali sono i tempi di pagamento desiderati. Il mio consiglio è di cadenzare il forfait e conguagliare periodicamente. Così facendo, vedrete che il cliente digerirà l'onorario richiesto ben più facilmente: l'impatto psicologico di 100 euro al mese è decisamente minore di 1200 annuali.
Inoltre, è un'ottima occasione per creare un contratto qualora mancasse. Non è necessario che tutti i clienti seguano uno standard predefinito, ma più situazioni riuscirete a standardizzare, più efficace sarà il processo e meno tempo richiederà a voi. Sarà poi necessario educare i clienti alla puntualità, perché, formalità contrattuale o meno, i furbetti (delle RIBA) non si faranno scoraggiare.

In seconda battuta, sarà necessario formare la struttura sul come comportarsi in questi casi: quando far partire la prima telefonata di sollecito, o come proseguire nel caso in cui la situazione non rientrasse.

A che punto deve intervenire il professionista? Quando la struttura non ha più spazi di manovra, ovvero quando il cliente si ostina a non pagare e si dimostra sordo alle giuste richieste dello studio. A questo punto sta al professionista decidere cosa fare, e bilanciare ogni aspetto della delicata situazione. Nelle vostre valutazioni dovete certamente tenere in considerazione la situazione specifica del cliente, ma non perdete mai di vista il quadro generale di studio.

Quanti clienti stanno comportandosi così? Che significato economico finanziario ha questa situazione sulla mia struttura? Come ho intenzione di gestirne le evoluzioni?

Una volta deciso il da farsi, il professionista deve scendere in campo, e contattare direttamente il cliente. Lo so, la telefonata col cliente insolvente è una delle più difficili da fare, ma fa parte del vostro lavoro.

Il segreto è affrontare il problema con consapevolezza, e con obiettivi e piani d'azione precisamente delineati. Se non avete ben chiaro in mente come deve concludersi quella telefonata, vi ritroverete in balia dei soliti clienti, tanto bravi commercialmente quanto abituati ad approfittarsene.
Questo non significa che non si possa fare l'eccezione o andare incontro ad un cliente in difficoltà, ma sta alla vostra abilità di gestione la valutazione del peso delle decisioni e alla vostra capacità imprenditoriale capire la cosa giusta da fare.

Voglio infine toccare un aspetto psicologico legato alla difficoltà che l'atto stesso di chiedere i soldi dovuti comporta per alcuni. Tenete sempre a mente che Il lavoro è stato svolto, e che voi siete stati presenti per il cliente quando ne aveva bisogno. Chiedere ciò che vi è dovuto è un vostro assoluto diritto e starà al cliente spiegarsi e trovare una soluzione che sia per voi accettabile. Se in questa fase ricevete minacce di cambiare studio o motivazioni campate per aria, non fatevi prendere in giro, non sono questi i clienti che state cercando.

AUTORE:

Dott. Lorenzo Losi

Consulente Direzionale presso BDM Associati Srl – Amministratore di BDM Associati Srl

BDM ASSOCIATI Srl

Il Dott. Losi è esperto in organizzazione, pianificazione e controllo e sviluppo commerciale di studi professionali ed aziende. È Capo Progetto responsabile di oltre 50 progetti all'anno nell'ambito... Leggi di più

dell'organizzazione e dello sviluppo di studi professionali e imprese. Socio fondatore e amministratore di BDM Associati, è responsabile del coordinamento delle attività di BDM e dei progetti sviluppati dai consulenti associati. Docente e relatore in decine di convegni e webinar accreditati dagli ordini professionali provinciali italiani ogni anno riguardo tematiche di recupero produttività, controllo di gestione, organizzazione e sviluppo di studio. Autore di articoli per riviste specialistiche del settore come Ratio Quotidiano, Ratio Soluzioni, Commercialista Telematico, autore della pubblicazione BDM Associati “Manuale dello Studio Professionale”, una guida che espone una lettura del mercato attuale e le misure che possono essere messe in atto per contrastare le difficoltà più comunemente riscontrate.

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DOCUMENTI E SERVIZI IN EVIDENZA:

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  Assegnazioni, Cessioni, Estromissioni agevolate immobili società e imprese individuali 2025: pacchetto software

  Pacchetto software per la gestione delle assegnazioni e cessioni agevolate degli immobili di società e relativa tassazione in capo alla stessa e ai soci.
  Gestione, altresì, della estromissione agevolata degli immobili strumentali degli imprenditori individuali.
  
  Per maggiori informazioni vedi le descrizioni relative ai singoli prodotti che compongono il pacchetto.

  a cura di: Studio Meli e Studio Manuali

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  Assegnazione Cessione Agevolata Immobili Società (Legge Bilancio 2025)

  La legge di bilancio 2025 ha previsto la possibilità, per le società, di assegnare e/o cedere ai soci gli immobili non strumentali per destinazione (oltre ai beni mobili registrati).
  Viene inoltre prevista la possibilità di trasformazione in società semplice delle società che hanno come oggetto esclusivo o principale la gestione dei suddetti beni.

  In particolare, è prevista l’applicazione di una imposta sostitutiva dell’8% (10,5% se le società sono risultate NON operative nei tre esercizi 2022/2023/2024) sulla eventuale plusvalenza risultante dalla differenza tra il valore normale, in ipotesi di assegnazione, o il prezzo di cessione, in ipotesi di cessione, e il costo fiscalmente riconosciuto dei beni assegnati/ceduti, con la particolarità che in caso di assegnazione il valore normale per i beni immobili può essere, alternativamente al valore normale ex art. 9 del TUIR, assunto pari al “valore catastale” applicando alla rendita catastale i moltiplicatori previsti ai fini dell’imposta di registro.
  In caso di cessione il corrispettivo, se inferiore al valore normale, determinato alternativamente ex art. 9 TUIR o in base al “valore catastale”, dovrà essere computato in misura non inferiore al valore normale stesso.

  Altro vantaggio dell’operazione consiste nel fatto che, in caso di applicazione di imposta di registro proporzionale le aliquote applicate siano ridotte della metà.

  a cura di: Studio Meli e Studio Manuali

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  RAVVEDIMENTO SPECIALE 'TOMBALE': versione Excel

  Programma in Microsoft Excel per la gestione del ravvedimento speciale da concordato preventivo biennale ex art. 2-Quater, DL 113/2024, con le seguenti funzionalità:
  
  - importazione dei dati dal file csv predisposto dall’Agenzia delle Entrate (con verifica della correttezza degli importi nello stesso presenti);
  - calcolo delle imposte sostitutive per l’adesione al c.d. “ravvedimento speciale 2024 (ex art. 2-quater del DL 113/2024);
  - calcolo degli importi delle rate, con determinazione degli interessi;
  - produzione degli F24 dei versamenti in pdf (con possibilità di scelta di effettuare i versamenti delle imposte sostitutive sul reddito, per i soggetti in “trasparenza”, da parte dei soci o della società).

  a cura di: Studio Meli e Studio Manuali