PEC amministratori: onori ed oneri

Novità per gli amministratori di società

La Legge di Bilancio 2025 (n. 207/2024), entrata in vigore il 1° gennaio 2025, ha esteso l'obbligo di possedere un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) agli amministratori di imprese costituite in forma societaria e di comunicare il suddetto indirizzo PEC nel Registro delle Imprese, affinché sia annotato quale domicilio digitale di questi soggetti.

Le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o quelle che presentano domanda di iscrizione dopo tale data, hanno l’obbligo di indicare la PEC degli amministratori contestualmente al deposito della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese.

Il MIMIT, con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, ha precisato che l’obbligo di iscrizione della PEC degli amministratori nel Registro delle imprese:

• si applica anche alle società costituite prima del 1° gennaio 2025;
• riguarda tutti gli amministratori, anche quelli senza deleghe operative;
• e richiede l’iscrizione di un indirizzo PEC personale per ciascuno di essi. 

Trattandosi di indirizzo “personale”, la stessa persona fisica che ricopra il ruolo di amministratore in più società potrà utilizzare lo stesso indirizzo per ciascuna di esse.

Cogliamo l’occasione per ricordare, o per evidenziare a chi non li conoscesse, i tratti salienti della Posta Elettronica Certificata (PEC) e del concetto di “domicilio digitale”.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) e il domicilio digitale

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che, a differenza della posta elettronica tradizionale, ha valore legale. 

Il sistema coinvolge diversi attori:

• il mittente della comunicazione, il messaggio e gli allegati che si vogliono inviare in forma di posta elettronica certificata,
• il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario,
• il destinatario di tale comunicazione e
• il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario

Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, pubbliche amministrazioni, imprese, enti, associazioni ma affinché un messaggio di PEC vada a buon fine è necessario che sia mittente che destinatario siano in possesso di una casella di PEC presso uno dei gestori autorizzati iscritti all'elenco pubblico tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

Con l’invio di una PEC, si ottengono ricevute che attestano:

• l'invio: conferma che il messaggio è stato inviato;
• la consegna: conferma che il messaggio è stato consegnato al destinatario;
• l'integrità del contenuto: garantisce che il messaggio non è stato modificato durante il trasporto.

Queste ricevute hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Il domicilio digitale è l'indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell'articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD.

Negli ultimi anni diverse norme hanno “obbligato” diversi operatori economici ad eleggere un domicilio digitale (PEC) e già dal 6 giugno 2023 qualsiasi cittadino maggiorenne e titolare di un indirizzo PEC può eleggere il proprio domicilio digitale sull’Indice Nazionale dei Domicili Digitali INAD.

La PEC, per i soggetti obbligati e per i cittadini che l’hanno indicata all’INAD, è dunque fondamentale per comunicazioni ufficiali e legali, come:

• invio di documenti a o da enti pubblici (Enti Locali, Agenzia delle Entrate, INPS, ecc.);
• comunicazioni con Professionisti (avvocati, commercialisti, ecc.);
• invio di disdette di contratti;
• comunicazioni tra aziende;
• con la PEC è possibile ricevere e (per un avvocato) inviare notifiche, con tutte le conseguenze legali.

In sintesi, la PEC permette di inviare e ricevere comunicazioni con la certezza legale che siano state consegnate e che il contenuto non sia stato alterato.

Gli indirizzi di posta elettronica certificata possono essere attivati rivolgendosi ai diversi gestori dei servizi PEC. Il servizio è offerto a fronte di un compenso annuale che varia da pochi euro a qualche decina di euro, in base ai servizi offerti a supporto. Generalmente, una volta pagato il canone, la ricezione o l'invio di un messaggio di posta elettronica certificata è gratuito.

Le notifiche a mezzo PEC e l’importanza del monitoraggio

E’ fondamentale sottolineare che la Posta Elettronica Certificata non è solo un vantaggio, ma anche un obbligo legale e un onere significativo, con gravi conseguenze in caso di negligenza. 

Ignorare una PEC equivale a ignorare una notifica ufficiale o una raccomandata con ricevuta di ritorno; questo può comportare la perdita di diritti, termini e opportunità legali.

Si ricordano, a titolo di esempio, alcune conseguenze:

• la mancata lettura di una PEC può far decorrere termini di prescrizione o decadenza, impedendo di far valere i propri diritti;
• le comunicazioni di accertamenti fiscali, comunicazioni di rimborso e altri atti amministrativi avvengono tramite PEC; ignorarle può portare a sanzioni e alla perdita di benefici;
• le notifiche di atti giudiziari, come citazioni e sentenze, avvengono tramite PEC; ignorarle può portare alla perdita di cause legali;
• le notifiche di decreti ingiuntivi, atti di precetto, pignoramenti e altre procedure esecutive possono avvenire tramite PEC; ignorarle può portare alla perdita di beni, inclusa la casa;
• la mancata conoscenza di atti giudiziari notificati tramite PEC può portare a condanne e sanzioni, senza possibilità di invocare l'ignoranza;
• in caso di provvedimenti sanzionatori o “bonari”, si potrebbero perdere benefici legati al tempestivo versamento o alla possibilità di fornire chiarimenti in autotutela.

Più nel dettaglio, in relazione alle notifiche tramite PEC, l’art. 147 codice di procedura civile (c.p.c.) dispone che le notificazioni si intendono perfezionate, per il notificante, nel momento in cui è generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui è generata la ricevuta di avvenuta consegna. Se quest'ultima è generata tra le ore 21 e le ore 7 del mattino del giorno successivo, la notificazione si intende perfezionata per il destinatario alle ore 7.

Riguardo la notifica a mezzo PEC (art. 149-bis c.p.c.), la Corte di Cassazione con la sentenza emessa dalle Sezioni Unite 5.11.2024, n. 28452, ha affrontato il problema dell’impossibilità di eseguire la notifica di un atto se la casella PEC del destinatario è “piena”, o se la causa è imputabile al destinatario per incuria. Come regola generale, se il recapito non è andato a buon fine, la notificazione non è stata perfezionata validamente, a prescindere dai motivi che lo hanno impedito. Questo comporta la necessità di provvedere alla notifica con le modalità ordinarie, con norme particolari che riguardano i termini di decadenza, non dovendo essere penalizzato chi notifica per l’incuria di chi deve ricevere l’atto.

E’ dunque fondamentale controllare la PEC regolarmente e controllare che sia funzionante e non sia piena.

I diversi gestori dei servizi PEC offrono generalmente servizi digitali che facilitano l’attività quotidiana di monitoraggio, quali per esempio:

• app per smartphone con sistema di notifica; 
• reindirizzamento automatico dei messaggi ricevuti ad altri indirizzi di posta elettronica non certificati.

Gestione della PEC

Per molti soggetti obbligati ad attivare un indirizzo PEC ma poco avvezzi alle tecnologie digitali potrebbe sembrare una buona idea quella di affidarne la gestione ad altri (familiari, collaboratori, dipendenti o consulenti). 

Affidare il monitoraggio della PEC a un collaboratore o consulente è possibile, ma richiede attenzione, fiducia e il rispetto delle normative sulla privacy.

È essenziale formalizzare l'incarico con un contratto di nomina a responsabile del trattamento e adottare adeguate misure di sicurezza.

Come controllare l’esistenza di un indirizzo PEC

E’ possibile consultare due siti, di pubblico e gratuito utilizzo, che raccolgono gli indirizzi PEC delle persone fisiche o giuridiche.

• INI-PEC, acronimo di Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata, è un registro pubblico che raccoglie gli indirizzi PEC di imprese e professionisti iscritti agli ordini o collegi professionali. L'obiettivo principale di INI-PEC è quello di facilitare le comunicazioni ufficiali e legali tramite PEC, rendendo più semplice la ricerca degli indirizzi. Rappresenta uno strumento fondamentale per la digitalizzazione e la dematerializzazione dei processi amministrativi e legali. Il servizio è pubblico e accessibile gratuitamente tramite il sito web https://inipec.gov.it. La ricerca può essere effettuata inserendo il nome dell'impresa o del professionista, o altri dati identificativi.
• INAD è l'Indice Nazionale dei Domicili Digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese. Raccoglie i domicili digitali delle persone fisiche ed è il luogo dove registrare il proprio domicilio digitale personale per ricevere comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione. Questo l’indirizzo: https://domiciliodigitale.gov.it/digit

Conservazione dei messaggi PEC

L'obbligo di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata trova fondamento negli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile. Questi articoli stabiliscono che:

• articolo 2214: impone all'imprenditore di "…conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite";
• articolo 2220: dispone la conservazione decennale per "…le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti".

Poiché la PEC ha valore legale equiparabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno, i messaggi PEC rientrano a pieno titolo negli obblighi di conservazione previsti dal Codice Civile. 

Questo significa che:

• i messaggi PEC che contengono documenti rilevanti (fatture, contratti, comunicazioni ufficiali) devono essere conservati per il periodo previsto dalla legge (generalmente 10 anni);
• la conservazione deve garantire l'integrità, l'autenticità e la leggibilità dei messaggi nel tempo.

Una corretta conservazione dei messaggi PEC è fondamentale per:

• Tutela legale: in caso di controversie, i messaggi PEC conservati correttamente possono essere utilizzati come prova;
• Adempimenti fiscali: la conservazione delle fatture elettroniche inviate e ricevute tramite PEC è obbligatoria per fini fiscali;
• Gestione aziendale: la conservazione dei messaggi PEC consente di mantenere traccia delle comunicazioni e delle transazioni aziendali.

Esistono diverse modalità per conservare i messaggi PEC:

• Conservazione sostitutiva: è la modalità più sicura e raccomandata. Prevede l'utilizzo di sistemi di conservazione accreditati che garantiscono la validità legale dei documenti nel tempo.
• Archiviazione autonoma: è possibile archiviare i messaggi PEC in locale (su computer, hard disk, ecc.). Tuttavia, questa modalità presenta maggiori rischi (perdita dei dati, alterazione dei messaggi) e potrebbe non garantire la validità legale in caso di contestazioni.