Regolamento per la disciplina delle trasferte e rimborso spese viaggio sostenute dai dipendenti – Aggiornato 2025

La Legge di bilancio 2025 prevede che le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti (spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea) siano deducibili per l’impresa e i rimborsi non siano imponibili per il dipendente, solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili (bonifici, carte di credito o debito, modalità elettroniche, ecc.).

In particolare, a decorrere dal 1° gennaio 2025, nei rapporti tra imprese e lavoratori dipendenti, si applicano le seguenti nuove disposizioni:

• per i lavoratori dipendenti, l’articolo 51 del TUIR prevede che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.


• per le imprese, l’art. 95 del TUIR prevede che “Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.

Le regole si applicano anche ai fini dell’IRAP.

ATTENZIONE: la mancata tracciabilità di alcune spese non ne compromette il diritto al rimborso, ferme restando le condizioni contrattuali e regolamentari, ma impedisce all’impresa di dedurre il costo dal reddito imponibile e lo stesso rimborso costituirà anche reddito imponibile ai fini contributivi e fiscali per il lavoratore dipendente
 
Potrebbe essere molto utile, per una migliore gestione e per evitare incomprensioni tra impresa e dipendenti, nonché tra l’impresa e i suoi consulenti fiscali, adottare un REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DELLE TRASFERTE E RIMBORSO SPESE VIAGGIO SOSTENUTE DAI DIPENDENTI.
Abbiamo a tal fine predisposto questo modello personalizzabile e da adattare al caso specifico.