Come ti controllo l'azienda - main course => 4 - Ciclo Magazzino

In un precedente intervento abbiamo identificato il concetto di Sistema di Controllo Interno aziendale. L'auditor, al fine di ottenere una comprensione dei sistemi contabili, di controllo e delle procedure interne, necessario per pianificare le attività di controllo (audit) e sviluppare un'efficace strategia di lavoro, deve dapprima identificare i cicli (processi) aziendali significativi, collegarli alle attività/operazioni sottostanti e quindi "mapparli" (evidenza). Questo fornirà una prima base di dati per pervenire ad un'iniziale valutazione dei rischi inerenti a ogni ciclo e quindi del rischio di controllo interno. La comprensione di questi concetti di rischio (inerente e di controllo), sarà parte integrante, insieme al rischio impresa e al rischio legato al lavoro del controllore "auditor", per determinare l'ampiezza qualitativa e quantitativa del lavoro da svolgere - revisione (audit).

Il ciclo magazzino

L'obiettivo principale del ciclo magazzino è la gestione ottimale del magazzino attraverso un valido trade-off tra le esigenze del ciclo acquisti, da una parte, e quelle della produzione e del ciclo vendite dall'altra parte.

Le attività elaborate attraverso tale ciclo sono:

• ricevimento della merce;
• disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita;
• spedizione della merce.

Il flusso documentale che provoca lo svolgersi di tale ciclo può essere così sintetizzato:

• Bolla di entrata materia prima e merce;
• Modulo di richiesta scarico in produzione;
• Modulo di scarico magazzino materia prima;
• Modulo di richiesta scarico merce;
• Modulo di scarico magazzino merce;
• Modulo di carico magazzino prodotti finiti;
• Modulo di richiesta scarico prodotti finiti;
• Modulo di scarico magazzino prodotti finiti;
• Moduli inventario ciclico/permanente e/o inventario fine anno;
• Bolle di uscita prodotti finiti e merce.

A livello di contabilità i reports producibili per il monitoraggio di tale ciclo e flusso documentale sono:

• Libro inventario;
• Report carico scarico (scritture di magazzino);
• Report slow moving (lenta rotazione);
• Report obsolete (obsoleto);
• Report giacenze contabili;
• Report giacenze fisiche (inventario).

I saldi di bilancio più importanti, influenzati dal ciclo magazzino per tipologia di operazione sono:

- ricevimento della merce:

1. debiti verso fornitori;
2. inventario fisico;
3. inventario contabile;
4. acquisti o costo del venduto;
5. resi su vendite;

- disposizione delle merci in modo ordinato e controllo dei movimenti in entrata e in uscita:

6. inventario fisico;
7. inventario contabile.

- spedizione della merce:

8. crediti v/clienti;
9. ricavi;
10. inventario fisico;
11. inventario contabile;
12. resi su acquisti.

I rischi inerenti a tale ciclo, possono derivare da:

a) condizioni macroeconomiche (crisi di settore, crisi di società, crisi politica);
b) complessità del flusso documentale e conseguentemente dei dati di bilancio (aziende che lavorano su commessa, operazioni intercompany, ecc.);
c) esperienza maturata sul cliente (ad esempio lo "score sheet" dell'anno prima).

Per tale ciclo, il Sistema di Controllo Interno all'azienda dovrebbe assicurare:

1. che ci siano valide procedure per l'identificazione della merce, per il controllo qualitativo e quantitativo, e per i collaudi sia in uscita che in entrata;
2. che ci sia una disposizione del magazzino fisico ordinato, in modo che sia facilmente identificabile nella sua composizione;
3. che siano verificati i prelievi e le uscite e che siano autorizzati;
4. che sia segnalata l'avvenuta uscita della merce agli uffici contabilità.

Esempi di validi controlli interni su tale ciclo possono essere:

• Analisi giornaliera o settimanale di reports che evidenzino le giacenze con livelli superiori o inferiori ai livelli minimi previsti;
• Analisi mensile di reports che consentano il confronto delle giacenze con quelli dell'esercizio precedente e quelle a budget;
• Analisi mensile di reports che evidenzino il tasso di rigiro del magazzino per individuare ed isolare lo slow moving;
• Analisi mensile di reports che evidenzino l'obsolete.

L' auditor accorto poi, oltre che ripercorrere tale controlli interni e far leva sulla propria personale esperienza, dovrebbe concentrare l'attenzione anche su quanto segue:

a) indici, parametri e reports utilizzati dalla direzione per monitorare gli indici di rotazione e di resi e come vengono utilizzati;
b) indici, parametri e reports che assicurino che le quantità contabili risultino effettivamente a magazzino; c) modalità di monitoraggio dello slow moving e dell' obsolete ;
d) modalità di monitoraggio dei livelli di scorta.