L'INTERNAL AUDITING CONTABILE: UNA FUNZIONE AZIENDALE STRATEGICA

Nei difficili periodi di congiuntura economica che stiamo attraversando, uno dei problemi tipici che i manager amministrativi delle PMI si trovano ad affrontare è quello del miglioramento del livello qualitativo dell'informazione contabile interna, ossia quello di trasformare la tenuta della contabilità da mero obbligo di legge a vero e proprio sistema di controllo diretto al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza informativa a fini decisionali e, soprattutto, alla prevenzione dai rischi di perdita patrimoniale.
In particolare, quando la complessità operativa è tale da richiedere una nuova metodologia di governo degli accadimenti che consenta al soggetto economico di proseguire l'attività in maniera più consapevole, è giunta l'ora di implementare in azienda un sistema di financial auditing interno, rivolto appunto alla prevenzione dai rischi derivanti da informazioni contabili rilevate in maniera non conforme agli standard. Infatti, il sistema di internal auditing è costruito sulla base di un approccio di risk management e consiste, in estrema sintesi, nell'adozione di un insieme di direttive, procedure e prassi operative finalizzate all'analisi, alla valutazione, alla gestione e al monitoraggio dei rischi incombenti sulle diverse attività d'azienda. Adottare un siffatto approccio significa quindi essere potenzialmente in grado di intercettare la manifestazione di eventi dannosi e di porvi rimedio prima che rechino nocumento alla combinazione aziendale.

Nello specifico, per realizzare un sistema di auditing contabile bisogna preliminarmente sottoporre ad analisi i principali cicli di svolgimento dell'attività attraverso opportuni questionari e carte di lavoro che consentano di eseguire una revisione dei differenti processi operativi aziendali quali:
ciclo acquisti - fornitori
ciclo vendite - clienti
ciclo magazzino
ciclo del personale
ciclo incassi e pagamenti
ciclo delle immobilizzazioni
Dall'attività di revisione emergeranno i punti critici da monitorare, ossia quelli per cui è riscontrabile il maggior rischio di inattendibilità dell'informazione contabile e, conseguentemente, di perdita patrimoniale.
E' innegabile che ogni PMI possieda già le proprie routine di controllo più o meno formalizzate.

Tuttavia, nel momento in cui si sceglie di dare vita ad un sistema di controllo interno, è indispensabile instaurare un insieme di rigorose procedure formali a cui attenersi, affinché chiunque occupi un ruolo in azienda sia messo in condizione di conoscere gli standard di riferimento adottati a prescindere da eventuali episodi di turn over. Ecco perché, prima di implementare il sistema di controllo interno contabile, è tassativo eseguire la suddetta revisione dei cicli operativi. Infatti, da essa può scaturire una serie di esiti così riassumibili:

1. esistono procedure di controllo formalizzate ed esse si dimostrano efficaci rispetto all'obiettivo di minimizzare il rischio di inattendibilità dell'informazione contabile;
2. esistono procedure di controllo formalizzate, ma esse si dimostrano inefficaci rispetto agli scopi prefissi;
3. esistono procedure di controllo, ma esse non sono formalizzate;
4. non esistono procedure di controllo.

In sede di progettazione di un sistema di financial auditing, bisognerà muovere dalle suddette considerazioni ed ovviare alle "falle" del sistema:

1. se esistono procedure formali rispondenti allo scopo, è opportuno rispettarle e lasciarle inalterate, poiché esse fanno parte del patrimonio immateriale d'azienda;
2. se le procedure, seppur esistenti, non rispondono allo scopo per cui sono state implementate, esse vanno riprogettate in maniera tale da essere coerenti con gli scopi suddetti;
3. se le procedure esistono ma non sono formalizzate, vanno esplicitate in un documento aziendale e va verificata la loro coerenza rispetto agli obiettivi (non può esistere un sistema di controllo interno "informale");
4. se le procedure non ci sono affatto, è necessario creare nuove routine a cui ci si dovrà attenere.

Formalizzare un programma di controllo, infatti, significa anzitutto esplicitare le procedure in apposite carte di lavoro che devono essere rese disponibili al personale coinvolto che a sua volta dovrà essere adeguatamente selezionato e formato. Inoltre, per l'attività di auditing potrà essere necessario ricorrere all'ausilio di un apposito software. Anch'esso, pertanto, dovrà essere mantenuto in perfetta efficienza ed aggiornato tempestivamente in ordine da rispondere agli scopi. Da ultimo, bisogna stabilire la frequenza delle attività di controllo.
Una volta ultimata la fase di progettazione del sistema di financial auditing, occorrerà "testarlo sul campo". Occorrerà pertanto gestire la fase di primo avvio, verificando se in sede di progettazione è sfuggito qualche dettaglio nell'implementazione delle routine di controllo.
Infine, una volta che il sistema è stato progettato ed avviato, sarà opportuno sottoporlo a verifica ad opera di un soggetto esterno per avere il parere definitivo sulla validità dello stesso. Il Collegio Sindacale ad esempio, ha tra i suoi compiti quello di controllo dell'efficienza del sistema di internal auditing. In mancanza, la verifica può essere eseguita dal Revisore Unico, da un soggetto incaricato ad hoc o da una società di revisione.
Una considerazione: è innegabile che quanto fin qui descritto comporti il sostenimento di costi significativi. Tuttavia, in tempi di crisi economico - finanziaria la rilevazione dei fatti di gestione è più che mai strategica quale supporto alle decisioni, per cui è fondamentale che essa produca delle informazioni più che attendibili. In mancanza, le conseguenze potrebbero essere nefaste per la prosecuzione dell'attività aziendale.