31 MARZO 2010: AGGIORNAMENTO DEL DPS

Sintesi
Commercialisti e Consulenti del Lavoro, per la tipologia dei dati oggetto di trattamento, non rientrano tra i soggetti ammessi ad usufruire delle misure di semplificazione "privacy" di cui al Provvedimento del Garante 27.11.2008 (G.U. 287 del 9.12.2008) e di cui all'articolo 34, comma 1 bis, del D.lgs. 196/2003, ne deriva che sono pertanto obbligati alla redazione ed all'aggiornamento del Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS) entro il prossimo 31 marzo.

Le norme e gli obblighi
L'articolo 34 comma 1 del Codice prevede che il trattamento di dati effettuato con strumenti elettronici è consentito se sono adottate le seguenti misure minime …… "tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla sicurezza".
L'allegato B al Codice, punto 19, prevede che entro il 31 marzo di ogni anno il titolare del trattamento di dati sensibili o giudiziari, rediga un documento programmatico sulla sicurezza.
Nel caso di variazioni di rilievo in corso d'anno, rispetto a quanto contenuto nel DPS redatto entro il 31 marzo, è d'obbligo, ai sensi del citato art. 34, procedere in corso d'anno all'aggiornamento del DPS stesso.
Nel caso non intervengano variazioni di rilievo occorre comunque procedere ad "aggiornare" il DPS entro il 31 marzo di ogni anno.

In quest'ultimo caso si reputa che l'obbligo di aggiornamento possa essere validamente assolto opponendo sul DPS dell'anno precedente una dicitura del seguente tenore:
"Non essendo intervenuta alcuna variazione circa le informazioni di cui al punto 19 del disciplinare tecnico allegato B al D.lgs 196/2003, si conferma la validità di quanto contenuto nel presente documento alla data del 31 marzo 2010".
Si sottolinea che il punto 19.6 dell'allegato B al Codice prevede la previsione di interventi formativi per gli incaricati del trattamento e tale informazione non può essere certo compresa nella "conferma di validità del DPS" come sopra esemplificata.
Tale formazione può essere assolta anche mediante consegna di fascicoli informativi quale quello presente sul sito di Ateneoweb (ID 83835)
Si consiglia inoltre per la scadenza del 31/3/2010 di annotare sul DPS che lo studio, in considerazione del comunicato 10/12/2009, ha reputato di non far ricorso alla figura professionale dell'Amministratore di Sistema (Provv. 27/11/2008).

SANZIONI
E' stato sopra indicato che il DPS costituisce una misura di sicurezza ai sensi art. 34 del Codice e dell'allegato B.
L'articolo 162 del Codice prevede che al trattamento dei dati effettuato in violazione alle disposizioni minime di sicurezza è applicabile una sanzione amministrativa da 10.000 a 120.000 euro; il successivo articolo 169 prevede che l'omessa adozione delle misure minime di sicurezza è punita con l'arresto sino a due anni.

Gli strumenti sul sito di Ateneoweb

• Fascicoletto di prima informazione per gli incaricati del trattamento
• Informativa per sala d'attesa
• Commercialista che non elabora buste paga - procedura completa
• Commercialista o Consulente del Lavoro che elabora buste paga - procedura completa
• Relazione 2009 ai clienti per commercialisti e consulenti del lavoro
• Consulenti tecnici e periti del Giudice
• Le indicazioni privacy da fornire nel bilancio di esercizio